这是因为媒体公告和新闻稿等其他新闻或媒体文件必须简短和简洁。
背景资料可向记者或媒体渠道提供更多信息，而不会影响媒体咨询或新闻稿的可读性或标准格式。
如何撰写背景资料
要撰写背景材料，首先简要介绍手头的主题。 然后，根据您想要提供媒体的附加信息插入字幕。 以下列出了常见背景字幕或小节的一些示例。 最后，请在您的小节中酌情填写相关信息。
由于大多数文件都是针对媒体机构的，因此请按照AP风格撰写背景资料。 请记住，你正在为忙碌的专业人士写作，所以充分利用小标题和易于参考的图形。 你的研究可能涉及访问你的客户或组织的其他成员; 外部研究应该在背景中被大量引用，因为记者通常会想要跟踪和验证你的信息。
考虑根据您的目标媒体插座编辑背景。 考虑一下你的理想媒体出路是为了这个活动还是你正在开展的工作，然后考虑他们是否会对你的活动的历史，组织中人员的角色或者地理适用性手头的工作（关于这些部分的更多内容，请阅读下一小节！）。
尽管有上述建议，背景资料 - 像所有针对记者的文章 - 应该保持简短。 公关作家想做的最后一件事是失去媒体的兴趣！
Backgrounder的部分
背景资料的典型部分可能包括组织的历史，当前的事件或话题，适用的统计数据或其他数据，组织中重要人物的名称，说明和资格，关于事件或问题为何适用的直接声明以及值得报道的内容在今天的新闻周期（以及一般情况下），与这个问题有关的地理或人口数据，以及记者可以用来创造他们的故事的一些情绪化，有趣的短片。
自由撰稿人和背景资料
自由撰稿人可能会遇到需要为寻求媒体关注的客户撰写背景资料，无论是初创公司，非盈利组织还是一般企业。 您可能会被雇佣写一个背景资料，但如果不是整个媒体资料包，您的客户更有可能需要几种不同类型的面向媒体的文档。 再次，媒体文件的需求经常出现在发布会，活动或新闻发布会的过程中，尽管情况并非总是如此。
如何使用Backgrounder
背景资料文件可以用作媒体资料包的一部分，例如存储在组织网站上的资料，或者在新闻发布会期间以硬拷贝形式提供。 请注意，这意味着它应该以印刷和电子方式呈现良好。
他们经常与新闻活动一起使用，例如上演的集会或新闻发布会。 再次，他们通常会提供几个其他文件作为媒体工具包或新闻资料包的一部分。
他们也可以用其他方式，比如向媒体介绍新组织，问题或事件的方式，或者作为谈话要点的触摸基础。
任何其他名称的背景资料
背景资料通常可以用其他术语来指代。 例如，它们可能与“情况说明书 ”相结合或混淆。 通常用作较大的“媒体工具包”的一部分。