购买会计软件之前需要考虑的事项

您的公司需要从小型企业会计软件中获得什么?

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会计软件是任何小型企业必须跟踪收入,费用,客户信息和任何其他财务数据的必备软件。 它也是一个很好的决策工具,因为大多数会计软件程序提供的及时报告和预算分析工具为企业主提供了退后一步并全面了解公司财务状况的机会。 但是在程序和软件品牌的海洋中,您如何为您的小企业选择正确的会计软件?

购买会计软件之前要考虑什么?

由于会计软件对您的小型企业至关重要,因此务必在购买任何特定类型的财务管理或会计软件之前确保您进行一些研究。 密切关注贵公司的需求将使您能够衡量所需的日常功能需求。 在您承诺购买会计软件之前,下面只是需要做的一些事情并牢记在心。

做一个需求分析

在决定特定的会计计划之前,您应该进行需求分析,以评估您需要该计划执行的功能,功能和报告。 花时间思考会计交易对您的业务而言意义重大,以便您可以选择能够有效处理这些问题的计划。 应该列出您需要生成的所有需要​​的控件或与第三方应用程序集成的报告。

这种需求分析将成为您开始选择过程的基础。

阅读会计软件评论

阅读该产品的其他顾客评论可以让你更好地了解你所购买的产品。 许多消费者网站(如亚马逊)都有无数的评论,讨论易用性,报告,支持,操作系统兼容性和价格。

找到适合你的需求

大多数小企业可以直接使用小型企业会计软件,例如QuickBooks 。 大多数供应商都设置了报告功能和模板,因此您可以轻松创建几乎所有需要的报告。 但是,您可能会发现您需要行业特定的软件,例如非营利性会计软件建筑会计软件或销售点会计软件,以满足行业独特的会计和报告需求。

考虑易用性

您或您的员工必须学会使用您购买的会计软件。 这些年你可能会有员工流失。 因此,您应该考虑选择一个会计软件包,该软件包不仅可以满足您的需求,而且易于学习,因为您可以花时间和资源来培训员工如何使用该软件。 如果在营业额有限的情况下,您的程序没有足够的资源让员工参与并运行程序,那么选择一个简单易用的会计软件程序(例如QuickBooks或Peachtree)可能是您小型企业的方式。 虽然市场上可能会有更好的会计软件程序,但如果员工不知道如何正确使用这些程序,那么您的小型企业将不会看到这些程序的好处。

考虑支持

您需要决定您想要帮助您使用产品的支持类型。 大多数供应商提供了一整套可用的帮助选项 - 电子邮件,电话和在线支持。 如果您购买该程序,一些供应商将提供免费支持,而大多数供应商会提供除了会计软件程序之外您可以购买的技术支持计划。 您应该阅读任何有关其他用户体验的论坛,以了解您选择的软件供应商提供的客户支持,因为它们并非完全相同。 某些会计软件供应商提供了足够的支持,而另一些则没有。

考虑可伸缩性

您期望您的业务在短期到中期期间增长多少? 在对业务增长进行预测之后,您将希望看到您的会计软件计划需要的可扩展性以满足这种增长。

您是否需要会计软件才能在笔记本电脑和台式机或移动设备上运行? 你需要能够在网络上运行的会计软件吗? 将更多用户添加到您的会计软件有多昂贵? 您需要考虑这些问题,如果您的小型企业将在网络上运行,最好与IT专业人员联系以确保您选择的会计软件与您的硬件兼容。 IT专业人员应该能够确保您符合硬件/软件规范,同时提出其他网络建议,以改善您的业务运营。

你需要文件管理吗?

一些小企业希望在无纸化的环境中运作,而另一些企业则更习惯于过时。 无论您选择哪种流程,您都应该确保该软件的设计符合您的需求。 例如,如果您想要一个无纸办公室,那么您需要检查会计软件的文档管理功能。 或者,您可以购买第三方文档管理工具,并且可以查看是否有与您的文档管理系统集成的会计软件程序,以帮助简化业务的工作流程流程。

你可以使用工作流管理?

如果您确实选择在无纸化办公环境中运营,那么您需要选择一个会计软件程序,该程序要么具有内置的工作流程流程,要么让您构建它们以满足您的业务流程。 由于您的办公室内不会有实际的纸质副本以供审阅和批准,因此您需要有能力为简单和复杂的任务(如时间表,供应商或检查批准)设计审批流程。

考虑数据安全需求

会计数据安全始终非常重要,因为您需要确保您的个人信息,员工的个人信息和客户的信息受到保护。 但是,您可能会在诸如医疗保健等行业运营,在这些行业您有其他合规要求,例如HIPPA。 对这些违规行为的处罚可能会削弱您的业务,在某些情况下可能高达50万美元。 无论所需的安全级别如何,您都需要确保将设计内置到您的会计软件程序中,或者您可以将必要的安全功能部署到IT计划中以满足这些需求。