为什么要公司董事会会议纪要？
实际上有几个原因需要记录公司会议记录。
记录会议记录的第一个也是最重要的原因是记录你的决定。 我已经参加了几个月前没有人记得董事会决定的董事会会议。 为您的业务写下一些东西，
公司董事会会议纪要的第二个原因是信托和责任。 董事会成员处于信任的位置。 他们正在对企业股东投入的资金作出决定，他们需要能够证明他们的行为是明智的，符合公司的最大利益，并且没有利益冲突 。 董事会会议记录有助于董事会证明他们善意行事，并避免对其行为承担个人责任 。
第三个原因是税收目的。 公司是与个人股东分开的实体。 为了确保你保持这种分离，董事会会议纪要提供了一个记录。
没有他们，国税局或国家机构可能会否定业务的税务状况。 一个没有显示它的公司作为一个独立于业主的实体可以创造一个困难的税收情况。
企业要在确保董事会成员履行职责并受到保护，避免浪费董事会时间的漫长董事会议之间争取平衡。
我们将在本文中解决这个问题。
现在我们已经讨论了召开董事会会议记录的原因，以下是企业所犯的一些错误，以及如何纠正这些错误的一些想法。
在会议之前不创建和分发议程
公司在董事会会议上犯的另一个重大错误，并不是在会议前设定议程，而是在会议之前不分发议程和相关文件。 议程应包括议程中每个项目的具体时间。 具体的议程不仅使会议更顺利，而且让董事会（以及任何阅读会议记录的人）都知道每个议题对议程的重要性。
这并不意味着如果重要而紧急的话，就不能提出议程，但可以通过投票将项目添加到议程中。 很多紧迫的事情应该由高管来处理，而不是董事会。
缺少董事会重要部分会议纪要
董事会会议记录模板应包括：
- 该 会议的日期，时间和地点
- 开始和结束时间以及分配给议程中特定项目的时间
- 什么类型的董事会会议 - 普通，特殊或年度 （所有州要求公司召开年度会议）
- 谁在场，注意到董事，嘉宾和工作人员，以及哪些董事会成员不在场。 任何人迟到或早退的名字都必须注意。
- 指定是否存在法定人数。 公司章程通常需要法定人数才能进行选票。 法定人数要求通常超过一半的成员。 （例如，对于九名成员的董事会，必须有五名成员出席法定人数）。
- 如果委员会或其他人员发表演讲，请提供演讲人的姓名和头衔。
会议纪要太特殊
董事会可能犯的最大错误是需要详细的讨论信息（有时是论点）和过程。 会议应该反映决定的结果，而不是谁在讨论什么。 假设您的董事会正在就推出一系列新产品的议案进行投票。
会议纪要应该说：“动议增加一个新的香料线，动议借调和批准，有如此的不同意见。” 如果小组进行了讨论，则应记录讨论的长度并对其进行总结，但不需要详细讨论讨论。
分钟不够具体
另一方面，有些会议记录不够具体，不足以提供信息并使会员摆脱困境。 如果决定不一致，则提供哪些董事会成员异议的记录（并注明弃权是否由于潜在的利益冲突）。
虽然你不必记录每一次讨论的冲击，或者说什么。 但是会议记录中应该有足够的信息来反映讨论的精神。
董事会会议太长
没有人喜欢长时间的会议，但有一些方法可以缩短会议和会议纪要。 您可能希望通过创建一个同意议程来节省董事会会议时间。 基本上，这个议程是一个可以在没有讨论的情况下快速处理的问题清单。 该清单可能包括上次会议的会议记录，财务报告以及委员会或首席执行官的报告。
同意议程，报告和其他信息必须在会议之前分发，以便成员有机会阅读。 然后，在会议上，同意议程是会议进程的一部分。 任何董事会成员都可以提出有关同意议程的问题或疑虑，但如果没有问题，则可以同时对整个同意议程进行表决。
错误的决策类型
公司董事会决定整体政策。 公司高管根据该政策做出日常决策。 有时，董事会过度延伸，并试图做出最好留给管理层的决定。
不批准分钟
在董事会会议的喧嚣中，很容易忘记批准会议记录。 但重要的是要确保会议记录正确反映会议的文字和精神。 分钟被认为是“草案”，直到获得批准。
不记录会议记录
在为了让公司保持良好的会议记录而付出的所有麻烦之后，请不要忘记将公司会议记录保存在安全和可访问的地方。 建立一个在公司记录簿或“云中”保存密码保护文件的过程。
忘记承认公司秘书的作用
与公司会议记录有关的大部分职责都属于公司秘书的范畴。 做一名优秀的公司秘书是一门艺术，而这些人往往得不到足够的认可。 定期向这个人说“谢谢”。
不包括律师作为董事会顾问
本文中的信息无意成为税务或法律建议，作者不是律师。 无论您的公司是私营公司还是公众机构（公开上市交易的股份），您都应该聘请律师，就如何提供公司会议记录以及出席重要的董事会会议以确保您和董事会受到保护提供建议。