董事会成员不能让他们的个人利益干涉他们作为董事作出的决定。 所以，几乎所有的公司都有他们需要董事签名的利益冲突政策和声明。
什么是利益冲突？
可能导致公司董事会成员利益冲突的情况的一些示例：
- 如果董事会成员在与其董事会成员公司竞争的公司中拥有外部商业利益
- 如果董事会成员有权参与会影响公司股票价格的决策
- 如果董事会成员知道即将进行的公司合并或收购或出售。
- 如果董事会成员与公司的员工发生私人关系。
请注意，可能涉及或可能不涉及犯罪。 通常只是造成问题的不当行为或利益冲突。
何时制定利益冲突政策
利益冲突政策应由贵公司的律师准备，并由所有董事会成员在第一次（组织）董事会会议上签字，或者在董事会加入董事会时签署。
没有签署这项政策，董事会成员不应该被允许服务。
董事会成员的职责
利益冲突政策应该描述董事会成员的职责：
- 受托责任，用于财务和法律事务。 信托事务涉及关注商业利益的责任。 此受托责任包括所有其他董事会责任。
- 忠诚的责任，将董事会责任置于其他外部利益之上
- 保密义务，保守董事会会议和公司业务的交易和信息。
外部兴趣
利益冲突政策要求董事会成员披露与公司利益相冲突的外部利益。 这些潜在的利益冲突包括关系或责任（个人，财务和其他）。 该政策允许董事会成员不让董事参与讨论，报告或对问题进行投票。 该成员也可以回避（辩解）自己的问题。
继续利益冲突
如果利益冲突是重大的，持续的和不可调和的，并且如果它妨碍了个人履行职务职责的能力，则利益冲突政策赋予该组织从该职位上除名的权利。
典型的利益冲突政策
董事会的利益冲突政策可能包括：
- 定义如“利害关系人”和“经济利益”
- 讨论披露和确定是否存在利益冲突的义务
- 个人或董事会处理利益冲突的程序
- 如果董事会确定或有合理理由相信违反利益冲突的情况会发生什么
- 论组织机构董事薪酬及其对董事会职能的影响
- 要求对利益冲突政策进行年度审查，披露外部利益并重新签署政策。
每位董事会成员签署的利益冲突政策都是公司记录的一部分，必须保存在公司记录簿或档案中。