企业员工信用卡

企业必须进行采购或进行维护。 考虑到这些费用 ,考虑向选定的员工发放公司信用卡通常是一个好主意。

向员工发放这些意味着他们可以代表企业进行某些交易,并在每个月末将所有收据提交给首席财务经理。 作为一家公司,企业信用卡不是向每位员工发放现金预付款,而是成为最佳选择,因为您不会参与现金交易的麻烦。

但是,在您发放公司卡之前,您需要采取预防措施。 如果不这样做,有些员工有可能滥用业务资金 。 当企业信用卡在他们手中时,未授权购物的风险会增加,并且没有适当的保护措施。 为了控制这种风险,以下政策将有所帮助:

在开始,设置期望

发卡时,建议设置并通知所有员工在使用卡时对他们的期望。 您需要制定一个政策,生动地解释持卡人的责任,卡的使用类型以及每笔费用应提交的文件类型。

这是每个公司应该采取的关键措施之一,以便遏制持卡人如何使用该卡。 如果不这样做,您的业务将会产生额外的费用,而这些费用从未预算,从长远来看会增加运营业务的成本。

确保卡规则正确理解

据我们所知,大部分员工都没有阅读文化。 这意味着,如果您只是在员工公司卡片上打印出规则的合法印刷版,而不会考虑卡片使用方面的预期情况,则无法提供帮助,因为他们中的很多人可能会在不阅读卡片的情况下使用卡片规则。

为了避免上述情况,最好与员工组织一次会议并让他们通过这项政策。 在完成之后,他们应该以书面形式承认对政策的理解。 这意味着如果员工违反政策所述,必须采取适当的措施。

热衷于支出

有时,大多数员工倾向于违反规定,最终花费超过政策规定的费用。 考虑到这一点,最好密切关注商业信用卡的使用情况。 首席财务官应通知每个部门的主管,他们将负责用该部门的卡片监督员工。

这将以某种方式最大限度地减少雇员对卡片的滥用。 当员工知道有人监控卡消费时,他们会害怕从事任何未在政策中声明的不允许的购买行为。

有适当的保护措施

金钱是一种经济资源,因此非常稀缺。 这意味着当员工滥用自己的卡使用权限时,负担立即从他们转移到公司。 考虑到这一点,您可以在每张卡上设置消费限额。

那些管理职位的人可以比下级人员有更高的限制。 这项措施旨在降低未经授权交易的风险。 花费限额不应超过,并应在政策中予以说明。 如果任何员工超过限额,额外的金额必须从他们的工资中扣除加罚款。

始终进行年度审查

公司的信用卡计划必须年复一年地进行审查。 这是因为某些员工可能已经从一个部门转到另一个部门,并且由于每个部门都有特定的支出限额,因此需要对该计划进行年度评估。

这样做也可以让部门负责人根据每位员工的责任发放新的支出限额。 如果员工在不再需要公司信用卡的部门工作,则可能会将他/她从计划中删除。

通过跟进提高效率

让你有一个不属于你的公司的人,或者持卡人都不要代表公司提交交易摘要,并在每个月底提交给你。 该指定人员的主要目的是列出未及时解释和声明卡片使用情况的员工姓名。

这是您监控哪些员工遵守卡片策略以及哪些员工不遵守策略的简单方法。 经过一段时间后,你可能会选择对那些永远违反政策的永久持卡人进行鞭打,或者暂时或永久地将其从他们身上拿走。

评估异常值

请记住,员工发放的公司卡只能用于某些对公司有用的项目,除非是在紧急情况下,否则不得用于购买个人物品。 因此,有必要监测每个员工在每月月底使用卡上的所有费用。

如果一名或多名员工在私人物品上使用该卡,应该进行彻底的评估以确定是否由于紧急情况。 如果不是紧急情况,则应对持卡人采取纪律措施。 相反,如果是由于紧急情况发生,所发生的费用将不得不从卡持有人的工资中扣除,而不会对他们采取任何纪律处分。

划分风险

您的公司卡政策应确保员工用户自行承担所有信用卡余额的个人责任。 有了这样的政策,公司只需要根据批准的费用向个人卡持卡人支付资金。

这就是我们所说的在公司和员工之间分担风险。 这是处理那些倾向于使用卡片购买个人资料的员工的好方法,因为他们只会获得与批准的费用相匹配的金额。