CCRRA系统 - 捕获，检查，审查，记录，行动
这里有五个简单的步骤来创建一个简单的财务记录保存系统：捕获，检查，记录，审查，行为。
首先，获取信息。
如果不存在，则不存在。 当你开始你的生意时，养成捕捉所有东西的习惯，这样它就会自动化。 “捕获”是最困难的过程中最重要的部分; 这是一个养成收集信息习惯的问题。 跟踪您为企业花费的每一笔金额以及您作为销售收入的每笔金额。 此时不要担心对信息做任何事情。 只要确保您捕获的所有内容包括（a）项目描述，（b）数量，以及（c）日期。
其次， 检查以确保信息完整和正确。
每隔两周花一个小时查看一切，并检查它。 检查您的所有信息是否已准备好录制。
确保你已经包含了日期和金额，并且有足够的详细信息来说明你可以准确记录的费用。 例如，“纸张3.55美元7/12”的说明可能不够充分。 报纸是什么？ 这是你买办公室的报纸吗？ 或者你是否为电脑购买了一张纸？
在交替星期结束时（例如每隔一个星期五）设置与自己约会的具体时间以检查一切。 不要等太久; 您等待的时间越长，记住和收集信息就越困难。
第三， 记录信息以保存它。
录音意味着将您的财务信息转换成可用的形式。 检查完所有内容后，将其交给簿记员进行录制，或自行录制。 每月一次。 将信息输入电子表格或会计软件。 您也可能会发现在线软件适合您，所以您和您的簿记员都可以查看信息并进行讨论。 只要确保每个月都记录一切，那么您可以查看它。
第四，巩固和审查信息。
每月记录您的财务信息后，打印四份报告：
对于每个报告，请包含与上个月的相同报告信息的比较。 要特别注意这些报告中的具体信息。
最后，ACT，根据你所知道的。
在大多数情况下，如果一切看起来都正确，“ACT”可能意味着无所作为。
在其他情况下，这可能意味着要进行更改。 创建信息迫使你采取行动的“触发点”。 以下是一些建议的触发点：
- 资产负债表 。 如果你看到负债在三个月内每个月都在增加（这可能意味着资产和/或费用也在增加），那么削减支出。
- 利润表 。 如果您发现特定费用占销售额的百分比在增加，请问自己为什么会增加。 如果增加是必要的，你可能想削减其他开支的支出，以保持你的利润水平。
- 应收账款账龄 。 在追求缓慢的付款人后坚持自信。 你让债务拖欠的时间越长，收到钱的可能性就越小。 正如我上面所讨论的那样，建立一个收款系统，以确保您的付款得到及时支付，并且慢速付款人不会因为您不想要您的钱而被假设。
- 应付账款 。 尽可能快地付款。 尽早支付以获得折扣。 如果您无法支付所有账单，请支付会导致您遭受处罚的款项，或者会影响您的信用评级。 即使其他人负责支付账单，您也是最终负责确保您的企业债务已经支付的人。
即使你对财务系统不熟悉，你也应该能够设置这一个并保持运行。 最难的部分是收集信息。 一旦你形成了“收集习惯”，你会发现其余的会随之而来。
请记住， CCRRA - 为您的企业捕获财务信息，每隔一周检查一次，每月记录和审核信息，然后采取必要措施，以保持财务状况顺利进行。 如果你遵循这个简单的五步系统，你将最大限度地减少“垃圾”和它随之而来的问题，你将最大化你的财务状况。
一个组织良好的金融体系将使您的企业在未来的许多年内保持财务可行性。