谈到时间管理时 ,弄清楚如何更有效地利用时间往往是一个挑战。 一个好的开始是电子邮件管理; 这是许多小企业主的时间杀手名单之首。
由于电子邮件是一种持续不断的沟通方式,并且我们无法完全控制流入的流量,因此我们需要努力提高我们如何接收,组织,回复甚至考虑电子邮件的工作效率。 下面的提示将帮助您创建一个管理您的电子邮件的系统,以支持生产力而不是吃掉它的方式。
1.关闭通知。
电子邮件往往会在白天和黑夜的任何时候进来,因此控制传入消息流如何适应您的一天至关重要。 关闭计算机和智能手机上的新消息通知,以防止不断分心和扰乱计划,并在方便时检查邮件。
2.决定如何使用您的收件箱。
管理您的电子邮件收件箱有许多不同的理念。 您可以使用收件箱作为搜索引擎,将其限制为仅限高优先级的消息,或将其作为工作任务列表。
关键是为您的收件箱选择一个目的并坚持下去。
3.创建电子邮件白名单和黑名单。
大多数电子邮件客户端和电子邮件提供商允许用户制作安全地址列表,以确保这些邮件通过,同时列入黑名单或阻止您认为是垃圾邮件地址。 花时间更新这些列表,以保持您收到的电子邮件清洁。
4.设置定时器和批处理。
一些小企业主可以从一天中的一小撮时间中获得电子邮件。 如果这适用于您,请在一天中留出特定的时间来回复消息,将操作项目移至您的任务列表,删除垃圾并获得关于接下来需要注意什么的概览。
5.使用规则使流程自动化。
要进一步简化电子邮件管理流程,请使用电子邮件客户端中的排序,标记,移动和整理邮件的规则。 虽然创建支持您使用电子邮件方式的规则需要一些时间,但是一旦您创建了这些规则,就可以缩短电子邮件处理时间的很大一部分时间。
6.从智能手机领先一步。
许多小型企业主拥有智能手机,因此即使他们不在办公室,他们也可以保持联系和工作。 如果您经常在移动设备上查看电子邮件,则可以通过在移动设备上阅读并开始处理消息来节省大量时间。 即使您只是习惯于删除不需要保存的垃圾邮件和邮件,但当您回到办公室时,您可以从简化的收件箱中受益。
7.如果您没有阅读,请退订!
电子邮件通讯和其他电子邮件营销信息可以成为与客户,同事,合作伙伴以及其他感兴趣的业务保持联系的绝佳方式,但这些信息可能会迅速堆积。
如果您还没有阅读过几期特定的邮寄邮件,请停止订阅。 将电子邮件简报和其他自动消息限制为只有您经常阅读的消息才能减少收件箱中的批量。
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