在确认捐赠时应包括哪些信息?
首先,您需要一封温馨的感谢信 ,但您还必须包含法律要求的信息,以便捐赠人可以证明他们向慈善机构捐赠了可免税捐款。
国税局要求公共慈善机构(也称为501(c)(3)组织 )发送正式的确认信函,以便捐赠超过250美元的捐款。
捐赠者可以使用这封信作为他或她的捐赠证明并要求扣税 。 大多数慈善机构都会发送对所有捐款的确认,甚至是小型捐赠。
感谢捐助者并满足法律要求的两个目标都可以同时或单独完成。 大多数慈善机构都能够在一封信中达到两个要求。
您应该承认捐赠是为了纳税目的
国税局表示,必须“以书面形式,在招标时或收到付款时,以一种会引起捐赠者注意的方式进行确认”(见国税局出版1771)
捐赠的确认必须在赠送之后一年的1月31日前完成。 然而,最佳做法表明,慈善机构应在收到礼物后尽快发出确认。
此外,大多数慈善机构都会在1月底之前发送捐赠者前一年捐款的摘要。
在多渠道筹款上诉和捐款时代,通过邮寄(不管最初的捐款是通过体检或在线支付)发送年终总结摘要,可确保贵组织充分通知捐赠人。
您能否通过电子邮件发送捐赠者前一年捐款的最终摘要?
是。 没有任何承诺函必须采取的形式的法律规定。 例如,它可以是明信片,电子邮件或实物信件。
不过,在我看来,最好是通过邮寄将年终总结变成一封实物信函。 在拥挤的邮箱中可能不会注意到电子邮件,甚至最终可能会在捐助者的垃圾邮件文件夹中找到。
您必须在确认中包含哪些内容
- 你的组织的名字
- 声明说你是501c3免税组织
- 捐款的收到日期
- 现金出资额(现金支票,信用卡和工资扣除)
- 非现金捐款的描述(但不包括价值)。 捐赠者在向他们报税时向IRS报告非现金捐款的价值。
- 声明如果适用,组织不提供商品或服务
- 对组织提供的货物或服务的价值(如果有的话)的描述和诚信估计。 一个例子可能是一顿晚饭,其中一些钱支付餐费,其余的是捐款。
- 如果有的话,组织提供的货物或服务(如果有的话)以换取捐款,如果适用,则完全由无形利益构成。 一个例子可能是价值低于75美元的小礼物,例如带有组织标志的马克杯或手提袋。
如果我的组织没有提供适当的确认,会发生什么?
美国国税局拒绝向那些无法向慈善机构捐款的捐赠者扣税。
“慈善纪事”在其文章IRS Crackdown的文章中报道了关注礼品记录。 在一个案例中,判决取决于承认不够及时,缺乏必要的语言。
提示:制定您的确认语言,并由专门从事非营利事务的律师进行评估。 然后一致地使用相同的语言。
一些例子:
没有理由您的组织无法提供热情的谢谢,这将鼓励您的捐助者再次向您提供捐款, 并履行您提供IRS可接受的捐赠承诺的义务。
虽然承认语言应该适合每个慈善机构,但这里有两个符合所有要求的语句。
第一次是在通过邮件发送的书面信件的末尾 。 第二个是电子邮件的一部分,谢谢 。
1.“作为501c3慈善机构,税法要求我们通知您,这封信是对您的礼物的正式确认,并且我们必须证明您没有收到任何商品或服务,因此,你的礼物的数额是免税的,谢谢!“
2.“501(c)(3)非营利组织”合作伙伴在健康中没有向您提供全部或部分的任何商品或服务,以考虑此自愿现金捐助。如果您希望申请美国此礼物的免税额,请保留此文件的确认函。合作伙伴健康的EIN号码为xxxxx。“
这两个例子都适用于现金捐赠。 但如果捐赠不是现金,而是某种财产或实物商品呢? 在这种情况下,使用类似于这个例子的语言:
“感谢您在[日期]收到的一台冰箱和一台非营利组织[非营利机构名称]使用过的冰箱和一个使用过的炉子。 没有提供商品或服务来换取您的捐款。“
资源:
GrantSpace知识库
全国非营利委员会