写作更好的捐助者的10个技巧谢谢您的信件

你永远不能说太好或太常感谢

表示感谢捐赠者结束一笔交易,但为未来的支持和更深入的参与搭建桥梁。 做得好,并且你正在为将来的筹款成功而努力。

这里有十条提示让你感谢你的信。

  • 01 - 快速收到邮件

    四十八小时是感谢信的理想转折点。 如果这是不可能的,那就不要超过一个星期。 你希望捐献者记得他捐献的东西,以便你的谢谢加强他的行动并奖励他给予。

    迅速收到这封信会让你的慈善机构的名字粘在捐助者的脑海中,向他保证你已经收到了捐款,并以你的高效和体贴给他留下深刻的印象。

    即使在线捐助者也应该收到一封邮寄的感谢信,但这很贵,许多非营利组织都尽可能地转向在线。 在这种情况下,请确保您的在线捐赠者不只是收到电子邮件收据。 花时间个性化电子邮件感谢你,让它变得令人难忘

    刷上电子邮件感谢信的最佳做法。 在完整的电子邮箱中,您的感谢信可以不被注意,因此请注意其主题行 ,并确保“发件人”栏清楚地标识您的组织。

    通过电子邮件感谢捐助者可能会忘记很多障碍。 它必须远离垃圾邮件文件夹 ,抓住捐助者的注意力,并引诱他或她打开信息。 不要让电子邮件的易用性和相对较低的成本让你不知所措。

  • 02 - 做个人

    使用捐助者的名字个性化您的感谢信(仔细检查拼写,并且永远不要打电话给先生),并直接写信给个人。 名字很有力。

    筹款信的作品也适用于感谢信。 例如,使用人称代词 ,如“你”,“我们”和“我”。

    包括捐赠者的相关信息,例如捐赠者的捐赠时间,或者您喜欢在最后一次活动中看到他们的信息。 也许捐助者已经收到奖励或获得晋升。 随意为你的信添加一些内容。

    在这种个性化水平上,一个好的捐助者记录系统将是您最好的朋友。 大多数系统,甚至是低成本的系统都有能力获取有关捐赠者的最新信息。

    他们什么时候最后一次给? 他们是否自愿? 捐赠者最后一次与贵组织联系的时间是什么?这种互动的性质是什么?

    如果这是首次捐助者,请发送一份欢迎礼包,并邀请捐助者订阅新闻简讯和公告。

    如果感谢长时间的捐助者,请考虑手写笔记而不是正式的信件,或另一种创造性的方式来表达感谢

  • 03 - 协调运动主题

    协调感谢与提出捐赠的上诉或活动。

    在撰写筹款材料时,为感谢信起草一份模板。 将其视为您的广告系列套餐的一部分。 如果捐款是为了回应其他一些刺激......也许是你举办的一个活动......将信件与该事件联系起来。

    圆满地回到呼吁提高你的组织的名字在捐助者的头脑中的粘性。 捐助者也感到放心。

    如果捐款是针对特定电子邮件上诉的,请在您的网站上专门为捐赠者开发捐赠后着陆页

    泛型出局了。 对捐助者看到的迫使他或她给予的具体性是必须的。 例如,如果捐赠者捐赠来帮助地震受害者,请确保您的答谢提到了这种情况。

  • 04 - 使用故事将捐助者连接到结果

    帮助捐赠者想象他们的钱是如何花费的做最好的方法是讲一个有关捐赠帮助的特定人的故事 。 这个故事不需要很长时间。 只需几句话,用一个人的名字就足以引起捐助者的同情。

    让你的捐助者成为那些故事的英雄。 他或她使这个故事成为可能。 保存一份关于慈善事业成就的好消息。 然后使用这些故事设置复制块,并根据需要将它们放入您的感谢信中。

    经常改变故事会使你的信件保持新鲜,并且使发送许多信件变得更容易,而不必使每封信都变得全新。

    即使你服务于处于敏感环境中的人们,并且需要保护他们的身份,也有办法在不影响他们隐私的情况下讲述他们的故事

  • 05 - 让一个真人在你的信件上签名

    除非您一次发送数千封信件,否则请避免使用数字签名。 即使如此,预留给捐赠者的信也会给你的执行董事,董事会主席或志愿者筹款主席签名。 为这些信件使用真正的一流邮票。
  • 06 - 添加个人手写笔记

    如果适当的话,请执行董事或董事会主席在信中添加一个个人笔记。 长期的捐助者可能知道你的教育署或董事会成员感到特别满意。

    提到捐助者出席的最近事件既会提醒捐助者愉快的经历,也会增加捐款的真实性。 考虑一下有志愿者的笔记写作派对,他们可以在信件上写下笔记或用手写信息附上贴有便条的笔记。

  • 07 - 包含回复信封

    我不建议在感谢信中要求再次捐赠。 老实说,这使得人们比你想象的更多。 但是,只包括回复信封可能会提醒捐助者,今后的捐款是受欢迎的。

    许多捐助者将这些信封放在后面......或甚至马上用作礼物。 Fundraising Fundamentals的Andrew Olsen热衷于将答复信封放在感谢信中。 他发现,使用这种策略的慈善机构对于新捐助者而言,“第二次礼物兑换率比那些不包含它们的组织高出8%-12%”。

  • 08 - 用这封信作为税收收据

    你的捐助者谢谢你也可以成为收​​据。 如果捐助者提供250美元或更多 ,您必须每年提供一份收据用于税务目的,并且您可以在此信中加入披露

    今天的谢谢信通常包括每次捐助者给予的正确披露,无论是在线,通过支票还是通过每月捐赠

    在捐赠者通常准备纳税申报表的时候,在下一年年初提供年度捐款摘要也是一个很好的做法。 请记住, 收据不是一种感谢 。 收据应该是信件的一小部分。

  • 09 - 邀请更多参与

    邀请您访问您的代理机构并亲自看到您的工作总是很好的。

    在今天的世界上,您可能会向世界各地的人们募捐,可以通过社交媒体获得参与。 鼓励您的捐助者在Facebook和Twitter或您参与的任何其他社交网络上关注您的组织。

    由于邮寄信件中没有超链接,请给出您的网站地址,然后确保您的社交媒体按钮很容易找到。

    包括明确的邀请访问该网站,并点击这些按钮,并注册您的电子邮件通讯或其他通讯。 社交媒体图标是慈善机构网站上最重要的元素

  • 10 - 添加后记并提供联系信息

    我们都是撇渣器。 这就是为什么我们大多数人阅读信件的顶部,然后跳到PS然后我们可以回去阅读信件的其余部分。 直邮邮件营销人员知道关于PS的所有信息,并始终将其包含在内。 有时他们有不止一个。

    对于谢谢你的PS,你可能想再次提到你提供的故事(“Michael和Jane因为你而安然无恙”)或者在那里提供重要的联系信息。

    捐助者应该有组织中可以联系问题的人员的姓名,电话号码和电子邮件地址。 客户服务对于非营利组织和企业来说同样重要,所以如果捐助者有问题,可以很容易地找到真正的人。