您的企业的“普通和必要”费用通常可以免税
跟踪所有业务开支将大大减少您的税务负债。
什么是合法费用？
基本定义是，对于您的行业或专业来说，开支必须是“普通且必要的”。 该定义直接来自税法（国内税收法规第162节;也参见财政部规章第1.162-1节）。 美国国税局在出版物535“商业费用”中说：“一笔普通费用是一种在您所在行业中普遍和被接受的费用，一笔必要的费用是对您的贸易或业务有帮助和适用的费用。”
我们在分析费用时做出五点区分。 我们将个人开支与业务开支分开。 我们将业务支出分为三大类：销货成本，资本支出和可抵扣支出。 一些费用可能只能部分抵扣，或者根本不能抵扣。 因此，五个区别是：
- 个人支出
- 业务支出
- 商品销售成本
- 资本支出
- 可抵扣费用
分离个人费用
当费用可能部分是个人的，部分是与业务相关的时候会出现问题。 一个常见的例子：一位自由职业者可能会将她家中的一个房间用作办公室。 在这种情况下，我们将测量办公室和整个房子的平方英尺，并找出百分比。
然后这个百分比将用于衡量共享费用的业务部分，例如租金，保险和公用事业。 这些费用的业务部分将成为家庭办公室扣除的一部分 ，而其余的费用将是个人性质的。
一般规则：“一般来说，你不能扣减个人，生活或家庭开支，但如果你有一些部分用于商业用途和部分用于个人用途的费用，请将商业和个人部分之间的总成本分摊。您可以扣除业务部分“（IRS，出版物535，业务费用，个人与业务费用部分）。
记账提示：记录所有费用。 通过这种方式，您可以检查您的费用，并询问您的会计师是否可以扣税。
销货成本
销货成本是库存费用和与库存相关的费用。 制造商，批发商和零售商跟踪他们生产或购买转售产品的成本。
一般规则：“如果您的企业制造产品或购买它们进行转售，您通常必须在每个纳税年度的开始和结束时评估库存以确定您销售的商品成本。
您的一些业务支出可能包括在计算销售成本的成本中（国税局，出版物535，业务支出，关于销售成本的章节）。
有关详细说明， 请参见出版物334，小型企业税务指南，第6章如何计算销售成本。 另请参阅出版物538“会计期间和方法”的“存货”部分。
资本支出
一些费用记录为资产，并通过折旧随时间恢复成本。 这些费用被称为资本资产，因为它们的成本被资本化为业务资产，并且成本在一段时间内通过折旧扣除。 资本支出的例子包括电脑，家具，设备和房地产。
一般规则：“您必须将三种成本资本化：业务启动成本，业务资产和改进。” （出版物535）。
跟踪业务费用
就我个人而言，我使用全功能的会计软件来追踪我的收入和支出。 但后来我又是一名会计师，并且很喜欢使用Quickbooks和Sage Peachtree等软件。 我强烈推荐这些计划给小企业。 使用全功能的会计软件将帮助您监控公司的健康状况。
全功能的会计程序可能需要一段时间才能习惯。 所有功能和实用程序都很容易受挫。
作为额外的好处，更好的税务软件程序允许您从Quicken或Money中导入数据。 为了使您的税务准备过程尽可能顺利，我建议花一些时间确保您的费用类别设置正确。 您可以在所有个人财务和会计软件中添加，删除和修改类别。 通过直观易记的类别，您将能够生成有意义的报告。 而且大多数程序会让您将类别链接到税表上的特定行项目。 设置这一点可以大大减少您准备纳税的时间。
我提到的所有会计计划都可以产生利润和亏损报告（称为会计师的损益表 ）。 这些报告可帮助您分析您的自由职业企业在做什么，您是否有利可图，以及您如何花钱。 如果您决定聘请税务会计师，请提供这些报告以加快准备您的纳税申报表。