预计活动和 会议策划者 将为会议，奖励旅行和他们组织的其他活动撰写或撰写正式的邀请函和材料。 它不一定非得是一项压倒一切的任务，但按照某些步骤遵守正确的邀请礼仪并避免遗漏客人的重要细节非常重要。
就是这样：
创建一个活动主题。 在编写正式的邀请函和材料之前，规划师必须确保他们有一个诱人的主题。 以下问题将有助于开始头脑风暴过程：这是一个教育会议， 研讨会或奖励旅程吗？ 它在哪里举行？ 该目的地或场地的独特之处是什么？ 这次活动的大致时间表是什么？ 该计划背后的一些目标是什么？ 为什么会议参加者希望参加？ 这些问题将有助于建立一个伟大的事件主题。
创建电子邀请。 由于在RSVP过程中必须捕获大量重要的事件后勤信息，因此许多重大事件的正式邀请函和材料现已转移到在线注册系统中：姓名拼写，联系信息，膳食要求，残疾人入住，交通需求，计划细节，活动信息等等。 注意：较简单的事件可以使用通过电子邮件发送的单个网页或图形设计图像传达事件详细信息和RSVP联系人。
创建一个打印的邀请。 根据您的计划或活动的性质，邀请礼仪可能会建议您应该撰写正式的邀请函和说明，让您的客人知道您非常重视他们的存在。 这与事件材料不同; 相反，请考虑一个简单的邀请卡，向您的客人提供有价值的信息，包括主持人和他/她的标题，活动主题，日期和/或时间以及RSVP联系人。
撰写正式的活动邀请。 作为电子邀请的一部分，您应该概述有关该计划和活动的高级信息。 例如，如果这是一次奖励旅行或多日会议，您需要包括以下内容：目的地，主要酒店/会议地点，主要主题，发言人（包括简历），日程安排，活动，后勤和详细信息关于注册。 邀请函和材料应该为客人提供参加的理由，并且始终包含一个行动呼吁。
邀请礼仪从目的地/场地概览开始。 在撰写正式的邀请函和材料时，假设没有人前往您主持节目的地点总是最安全的。 这意味着你应该写一个关于该节目举办地的目的地和/或酒店/设施/场所的简要概述。 如果您计划举办为期多日的活动，请尽可能将此信息保持在较高水平，但请确保有足够的信息向客人提供有关该地点的独特见解，以及为什么他们应该在这里与您一起投入时间。
邀请礼仪需要事件时间表。 如果您计划举办一个为期多日的活动，如激励计划，邀请材料应尽可能包含更多细节，以便客人可以适当地计划与您的时间。 这意味着您的邀请应该确定预计参与的到达方式和时间，商务会议和活动的时间（以及活动的选择），关于用餐和离开信息的信息。
邀请礼仪需要活动描述。 在撰写正式的邀请函和材料时，请提供各种活动的概述，以帮助客人更好地确定与其兴趣相匹配的活动。 你的高尔夫球场是半天还是全天活动？ 那条河流急流的“阶级”是什么？ 您举办该活动的海拔高度是多少？该山地自行车计划会带您多高？ 绘画课的时间长度是多少？他们会学到什么？
邀请礼仪需要关于会议后勤的信息。 再次假设您要举办一个为期多日的活动，必须向客人提供有关以下各项的详细信息：
- 航班预订
- 活动注册
- 房间预订
- 机场接送
- 着装要求
- 天气
- 入住手续
- 无偿的物品
- 主持人员联系
制定最终的事件议程。 这看起来与最初的邀请材料不同，但应在抵达时或在出席活动之前提供给受邀嘉宾。 它应该包括每小时一小时（可以合并几个小时）概述什么是预定的时间和地点。 如果您同时安排多个教育音轨，则可以将这些音轨分组进行分组，以便与会者了解在何时何地安排了哪些主题。
创建活动欢迎信。 许多策划人员在欢迎信中与他们应该或不应包含的信息进行斗争。 最好的建议是保持欢迎信息简单，并让客人知道他们受到欢迎和赞赏。 邀请礼仪表明该信应由该活动的官方主持人签名。
最受忽视的活动邀请项目之一是出发通知。 作为欢迎信和任何抵达礼物的一部分，重要的是要详细说明如何离开客人。
创建菜单卡。 无论您是计划早餐，午餐还是晚餐，客人总是喜欢看菜单卡，这些菜单卡列出了每道菜的菜单项目。 当他们与其他人聚在一起时，他们可以谈论一些事情，并允许等待工作人员快速从客人处获得菜单选项，从而帮助保持日程安排的正常进行。 注意：如果您在餐点中计划一个特别的惊喜，例如某些独特娱乐的主题甜点，将这些物品放在菜单卡上以增强特殊效果会很有帮助。
创建欣赏礼品券卡。 无论是抵达礼物还是枕头礼物，每件赞赏礼物都应该有礼品券卡。 这是一个强化“感谢”信息并让您的客人感到特别的机会。 纳入反映事件本身主题的措辞和信息是有帮助的。
创建个人离开通知。
在出发前一天，向客房发送提醒他们何时出发的通知，包括航班号和出发时间。 它提供了一个机会来解决在物流调度过程中可能被忽略的任何最后一分钟的错误。
提示：
- 确保你有一个伟大的平面设计师和在线注册过程。 今天仍然面临的挑战是存在许多不同的在线事件注册系统，但它们要么需要大量的定制，要么在每个邀请的基础上使用第三方系统仍然有点昂贵。 这就是为什么许多规划人员仍然依靠他们自己开发的工具和资源。
- 发现自己一个伟大的文具店。 虽然组织越来越多地使用电子通信形式，但这仍不能代替印刷的邀请和活动材料带来的影响。 寻找能够配合您的活动主题的文具，并改变纸张和尺寸的风格以创造更多兴趣和戏剧。 您的客人会注意到这一努力。
- 创建一个模板并从那里复制。 规划人员应该创建一个模板邀请函和材料，并简单地更新以前程序和事件模板中的新事件。 当然，应该选择和使用新的文具，图形，文本等，因此每次都需要一定量的定制。