如果你认为自己是超级组织的，并且你在计划一个事件时已经使用了一个清单，但遇到了你意识到（太迟）以至于你没有注意到某些重要细节的情况。 你哪里错了？
每个活动都需要一个活动计划清单，专门针对特定活动设计并针对个别活动规范进行定制。 所以每个活动计划清单都是不同的。 但是，无论您计划举办小型生日派对还是大型企业职能，您的活动计划检查清单中都必须包含五个项目。
签署活动合同
这听起来很明显，但请确保您签署并获得已签署的副本作为回报 - 您的活动需要的所有合同。 这包括与客户，场地，供应商，酒店，娱乐等等的事件合同。坚定的握手是开展业务的好方式，但不是保证雇用任何供应商的方式，也不是为客户工作的方式。
以书面形式获取所有内容，在所有文书工作签署并交付之前，不要做任何工作或花一分钱来规划活动。 如果您是需要活动服务活动合约的活动策划者，请点击此处。
确认事件日期和时间
在这个事件的计划阶段，你的膝盖很深。
任何人如何可能得到错误的日期？ 供应商通常会有其他业务进入。客户可能会同意事件的日期和时间，然后忘记通知您计划中的更改。 在开始计划活动之前，请仔细检查日期和开始和结束时间，并以书面形式将其写入，以便每个人都在同一页面上。
雇用其他帮助
不要低估在活动当天获得额外帮助的价值。 总会有一些需要照顾的事情，而且大多数活动策划者已经忙于处理活动，将注意力集中在出现的情况上。 招聘额外的帮助是一个重要的步骤，经常被忽视，直到现在聘请最好的活动员工为时已晚。 在招聘活动人员时不要满足于剩菜。 把这个项目放在你的活动清单上，并保证训练有素的工作人员获得适合你的活动预算的经验。
进行网站演练
没有什么比你想象的东西更像是亲身体验它。 与您的客户和供应商一起巡回活动现场是活动策划过程中的关键步骤。
它提供了一个提出问题，解决问题的机会，并就房间设置，装饰，注册位置和整个事件流程达成协议。 很多时候，即使我们认为我们的沟通是清楚的，我们对某事的看法与其他人根据我们的描述设想的内容形成鲜明对比。 在规划阶段进行物理空间的巡视，以避免在活动当天发生意外。
包括提醒后续行动
在理想的世界里，一次告诉某人足以确保工作完成。 不幸的是，真正的工作世界并不以这种方式工作，或者至少不是事件计划的业务。 有了这么多的细节可以管理，并且在事件的不同阶段涉及多个玩家，很容易迷失方向。
所以，当你制定你的活动计划清单以保持你的组织和按计划时，包括提醒某些后续行动。 例如，如果您与餐饮服务商讨论了菜单创意，请在您的活动计划清单上添加一个项目，其内容是：“跟进建议菜单上的餐饮服务商”和“与餐饮服务商一起品尝餐饮”。在活动策划中，没有诸如确认太多次的事情。