规划和执行Y-ME母亲节活动的经验教训
特别活动策划者 - 特别是那些在非营利组织的人 - 知道组织户外筹款活动是一个好主意。 与其他社区筹款活动一样，这类活动要求在今年的 筹款活动 结束后立即开始为明年的活动进行筹划。 重要的是要听取事件汇报并讨论什么进展顺利以及哪些事情可以改进，而事件在团队的头脑中仍然是新鲜事物。
讨论成功和改进可以确保这些功能可以包含或增强到明年的活动中。 这种积极的计划也为赞助商增加了价值。 而且，不可避免的是，所有成功的社区行为都希望每年都能发展壮大。
重点关注举办此类活动的主要目标：筹款。 对于那些以前举办过社区散步活动的活动策划者来说，计划最重要的时刻之一实际上是在散步结束后发生的。 为了解计划和执行社区募捐活动的许多方面，我们将在芝加哥的Y-ME乳腺癌组织举办的母亲节活动中获得幕后看法。
Y-ME母亲节乳腺癌募捐活动
Y-ME由两位乳腺癌幸存者于1979年创立。该非营利组织以乳腺癌患者的多语言国家乳腺癌热线计划而闻名。
该计划因为该国唯一的24小时免费热线电话而成名，该热线全部由乳腺癌幸存者组成，这些幸存者是经过培训的同伴咨询员。 但该组织还在母亲节组织年度募捐活动，支持他们的计划和服务。 返回2007年，Y-ME筹集了超过700万美元，来自12个城市的近43,000名步行者。
到2008年，有15个城市参加。 不幸的是，Y-ME在2012年关门大吉，但其年度筹款活动的遗产仍然是非营利活动策划者的一个绝佳案例研究。
Y-ME的筹款成功大部分归功于有组织的计划方法，并首先关注最重要的目标。 该组织前特殊事件主管Liz Klug在2007年的创纪录的一年之后这样说道：“我们计划在计划过程中的各个时间点。 因此，我们将采取措施及时宣传那些最关键的问题，以确保我们取得成功。 例如，在我们可能首次举办活动的城市中，我们必须集中精力确保我们有一个很好的场地和人们想要回来的位置。 在路上，我们可以关注哪些咖啡店，我们将放下小册子。“让我们来看看克鲁格和Y-ME活动策划团队如何组织这样一个成功的活动。
计划步骤1：分析数字
举办社区散步或类似活动需要将几个不同的组织目标汇集在一起，但最终，主办该活动的协会或慈善机构正在这样做，以便为其事业筹集资金。
因此，计划下一个事件的第一步发生在当前事件结束时，并且大部分工作围绕着“数字”。
“我们仔细研究了事件结束后的数据，”Liz Klug解释说，“我们比较了今年与前一年的比较。 我们研究了参与者的经历。 我们评估了我们的赞助类别。 我们回复了有关这些活动的任何即时电子邮件。“活动策划者还将立即采取措施，确保所有参与今年活动的人都将在明年继续。
克鲁格还深入细节。 在她的评价中，她看到了参与发放T恤衫的志愿者人数。 然后，她会问，明年她是否需要更多或更少。
计划时间表
对于那些组织社区募捐活动的人来说，了解在不同时间应该处理哪些步骤很重要。
大多数非营利组织都没有很多员工和志愿者委员会的成员来推动这一活动的成功。 但规划师认识到他们必须确保他们与市长办公室和公共工程部门紧密合作，以便将活动安排在公共日历上。
克鲁格认为，分析去年数据后的第一步是关注企业招聘。 如果赛事不是新项目，在今年赛事结束后立即获得明年赛事的企业支持非常重要。 Klug说：“当我们发布活动总结报告时，我们专注于更新赞助商。” 她还为有意组织社区散步筹划活动的规划者提供以下亮点：
- 识别公司赞助商
- 开发步行团队计划
- 确定事件活动
- 开始步行招聘
- 确定事件后勤
- 举办活动
- 举办“感谢你”活动
- 评估并开始后续活动
Y-ME还将聘请一家外部物流公司来处理其许多后勤需求。 但其中最有用的是实施在线注册系统。
在线注册系统成功
Y-ME很快就了解到使用网络进行在线注册的重要性，并一直主张使用该技术进行在线注册和筹款。
他们投资了一个在线组织关系管理系统作为他们的2003年赛事网站。 这种类型的系统作为志愿者的个人网站，为捐赠和其他参与提供个性化的申诉。 它将信息捕获到单个数据库中，并作为行走队长的工具来鼓励其成员。
在线参与者从4,000增加到11,594。 网上捐款从5,000增加到19,650。 Y-ME团队认为它为实现235万美元的目标做出了贡献，作为奖励，该技术将管理成本降低了约20,000美元。
这样一个系统也可以作为一个重要的沟通工具，让组织在比赛日之后跟进并继续让选民参与。
比赛日时间表
社区散步最常在早上安排。 根据标牌和位置的复杂程度，事件的设置通常可能在事件发生前一周开始，大部分活动在行走之前几天发生。
当Y-ME计划举办年度筹款活动时，团队通常会试图限制他们举行行走的地区，以便它不需要大量资源时间来执行某些操作任务，如关闭街道。 他们的步行通常是非竞争性的，所以这也有助于他们不必考虑更具竞争性的竞赛环境所需的要求。
比赛日本身的时间安排通常如下所示：
- 活动策划团队抵达（步行前2.5小时）
- 志愿者入住（2小时前散步）
- 赞助商登记和设置（走路前2小时）
- 注册开始（步行前1.5小时）
- 起始线设置（步行前30分钟）
- 开幕式（走路前10分钟）
- 比赛开始
- 主舞台娱乐开始（步行开始后1小时）
- 官方主要舞台备注（步行结束后，时间为1.5小时）
- 节目正式结束（步行开始后3小时）
- 事件细分开始（事件正式结束后）
规划社区步行或跑步的技巧
对于那些有兴趣举办社区散步或第一次参加运动的组织，克鲁格提供了一些有助于确保成功活动的建议 。