这是成功活动的关键
什么是宴会活动订单（BEO）？
几乎每个计划在酒店或特殊活动场所举办的重大活动都需要一份宴会活动订单或BEO，这是一份概述活动细节的合同。 如果你是一个活动策划者，你会想要熟悉BEO的，这样你就可以确保正确地覆盖所有细节。
该协议通常在表格中详细列出，该表格详细介绍了食品和饮料，音频/视频，房间设置（包括桌子中间件，人员配备要求以及与您的活动相关的所有其他项目）的选择。 包含在BEO中的是您需要支付的成本的细分清单。
该协议很可能包含子标题下的“信息块”，如联系信息，时间表，食品和饮料安排，房间设置，视听，条款和条件以及签名块。
阅读宴会活动订单
虽然很明显，您需要阅读BEO并同意协议中列出的条款，但请务必阅读正文。
确保您完全了解您同意的内容，包括所有费用。
检查BEO的一般部分中概述了以下内容：
- 现场联系人的信息，包括手机号码
- 在活动当天使用空间（仔细检查以确保提及的空间是您实际浏览过的空间）
- 设置，开始和结束事件
- 预计的客人总数
餐饮安排
BEO的一部分将致力于食品和饮料的安排。 您需要确保本节详细介绍以下内容：
- 整个菜单 ，包括所有课程
- 每个项目在自助餐，以及每个站将如何设置和定位在房间里
- 场地如何打算满足有特殊饮食需求的客人（如无麸质或素食饮食）
- 服务时间
- 有关服务的特殊项目，如桌上的葡萄酒和苏打水
- 所有食品价格的细目
- 酒吧提供酒精和酒精品牌的详细清单
房间设置
BEO应特别勾画出整个房间。 这包括：
- 放置表格
- 每桌的座位数量
- 食品站的摆放
- 娱乐场所（如有必要，还有关于演艺人员住宿的细节，包括设备的存放，食物和饮料的获取，空间的变化等）
- 酒吧的位置
一些BEO甚至可能包括设置房间的图表。
视听和外部供应商
音像安排有时会出现在BEO上，但由于许多场馆将音像服务委托给第三方，因此可能会有单独的合同。
如果它包含在BEO中，请确保在签署合同之前确定所有细节。
条款和条件
所有合同，包括BEO，都有您必须遵守的条款和条件。 请确保您在签署文档之前了解所有条款和条件。 例如，在取消的情况下协议的条款是什么？ 例如，如果客人滑倒，摔倒将如何解决纠纷？
询问设施经理的任何问题并在签署前与您的客户确认详细信息非常重要。 一旦你签署了BEO，这是一份具有约束力的合同。