基本活动规划提示，以避免灾难性的特殊事件
但是当涉及到活动策划时，一个有能力的活动管理者将会始终考虑通过认识到事情发生的可能性以及相应的计划来减轻墨菲定律。
作为一名活动经理，您有责任确保您的客户的特殊活动顺利进行，并尽可能避免人为操作。
在现实世界中，涵盖所有可能性是不可行的，但至少你应该意识到每个事件管理者必须避免的关键事件计划错误。
预先警告已被警告，因此，让我们深入探讨五个重要提示，这可以帮助您避免在下一次计划的活动中发生无法解决的灾难。
- 沟通不良 - 这可能是缺乏经验的活动策划者最常犯的错误，应该不惜一切代价避免。 不良沟通（如沟通不畅或不沟通）可能会造成灾难。 糟糕的沟通往往是缺乏对细节的关注的结果，特别是当涉及到你的事件清单时。 与内部活动团队和供应商进行有效沟通至关重要。 虽然你不想对每个人进行微观管理，但你需要知道谁做什么以及什么时候确保所涉及的每个人都知道对他们的期望，并遵守他们指定的时间表。
- 应急计划不当或缺失 - 至少有一些事情会在事件发生前的几天和几个小时内出错。 更糟的是， 在你的特殊事件中，有些事情可能会变得很糟糕。 这是正常的和可以预料的。 专业的活动策划人员会提前考虑，确定可能出现的问题，并制定出好的应急计划。 例如，如果您的注册系统在活动当天发生故障，该怎么办？ 如果因为额外的人出现而吃完食物会怎么样？ 如果您的主讲人不出席或迟到，该怎么办？ 如果发生这些事情，你能应付吗？ 换句话说，你有计划B吗？
- 交通不足 - 您是否确定您组织的交通工具能让代表和主持人出席您的活动？ 在活动开始前的几周内以及活动当天检查所有运输要求是否得到充分满足。 你需要考虑应变。 如果在活动的早上发生车辆故障，会发生什么情况？ 你有替代交通工具吗？
- 缺乏清晰的标志 - 参加特别活动的人不会感到沮丧，也不会对下一次演示的举行感到困惑。 通过确保显示易于阅读和理解的足够标志避免这种情况。 最好是过分踊跃，标牌太多，风险参与者不知所措，并不断要求指导。
- 手头工作人员不足 - 在特殊活动当天，您可能会与大量与会者打交道。 不要错误地依靠一两个人来处理代表的问题或疑虑。 确保您的参与者人数不错，并且首先确保您的活动策划团队和供应商提供的人员之间有充分的人员配合。
除了对可能出现的问题提前思考和规划之外，为了确保顺利和成功的事件，最好的策略是始终检查并仔细检查。