总分类帐是您业务的总结财务记录
总分类账是您公司有生之年所有金融交易的完整记录，而不仅仅是去年或前一个月。
为什么你的企业需要总账？
总分类帐在您企业的财务运营中担任多项职能。 把它看作是一个全能的存储桶。 它包含您用来创建收入报表和资产负债表报表的所有财务信息。 它用于编制财务报表 ，研究失衡状况以及内部和外部审计。 它包括资产， 负债 ， 所有者权益 ，收入和支出的会计。
如果您的企业申请贷款，贷款人将不可避免地要求提供各种财务记录。 您的总帐可以帮助您立即找到并确定您需要的任何信息。
总账与普通日报
不要将总账与您的通用日记混淆。 后者只是按时间顺序记录的交易记录，而总账由账户组织，并可在每次过帐后显示账户余额。
企业通常每天将很多金融交易数据输入到各种会计期刊中 。 当发生金融交易并生成源文档时 ，交易将被输入到通用日记帐中。
交易按时间顺序列出。 记录日期，金额，受影响的账户以及账户受到影响的方向。
在记录每笔交易时，您必须确保借记和贷项保持平衡。
特刊
你的公司也可能有各种各样的特殊期刊。 其中一些更常见的包括销售期刊 ，现金收入期刊和现金支出期刊。 公司保留的特殊期刊的数量和类型是个人决定。 当您的公司使用电脑化会计系统时，这些日记通常是在您将金融交易输入计算机时生成的。
总分类帐显示贵公司在一般期刊和这些特殊期刊上的财务交易的所有摘要信息。
日记条目如何工作
总分类账是通过将公司财务交易的日记帐分录从其会计期刊转移到总账中而建立的。 每笔金融交易都有一个源文件，例如发票或取消支票，以及日记帐分录 ，通常可在普通日记帐，特殊日记帐或两者兼有。
您的会计科目表的作用
总帐帐户基于您小企业的帐户图表 。 此图表显示了您的财务报表中显示的主要帐户。
根据您的业务的规模和复杂程度，您的图表可以包含数百个账户，包括流动资产， 固定资产 ，流动负债，长期负债， 所有者权益账户 ，销售收入，支出账户，收益，和损失。
总账分录的一个简单例子
假设您刚开始设计其他业务网站的业务。 您的操作要求您维护一个非常广泛的计算机系统，使您可以支付10,000美元。
在总帐左侧的第一栏中输入交易日期，并在下一栏中记录计算机系统的日记帐分录。 第三和第四列专用于借方金额和贷方金额。
请记住，借方和贷方的数额似乎是违反直觉的。
资产是一个加值，有一个借方余额，所以您可以输入$ 10,000的值作为借方金额。 如果您耗尽其他资产（例如现金）来提供10,000美元，或者如果您通过贷款购买系统的方式增加了负债，则这些交易是贷项。 因此，你会在第四栏输入相应的数字。
Microsoft Business Systems为多列提供更全面的细分，帮助您跟踪交易。 你绝不限于四个。
关于总账分录的最后一句话
应将交易记录到其适当的期刊中，然后汇总并每月输入一次总账。 每个帐户应该有一个单独的页面。