了解在源文档中找到的关键信息
为什么源文件很重要
原始单据对簿记和会计处理至关重要，因为它是财务交易发生的证据。
如果一家公司接受审计，那么源文件将会计期刊和总账作为无可争议的审计跟踪备份。
为企业保存源文件就像为您的个人税保留可扣税项目的收据。 如果你的税收被审计，他们提供了你已经做出这些购买的证明。 对于您的业务也是如此，但在商业中，您不会将收据保留在可扣税的费用中。 您保存每笔金融交易的原始文件。
什么源文件提供
源文件描述了交易的所有基本事实，例如交易金额，交易对象，交易目的和交易日期。
以下是一些常见源文件的例子：
- 取消的支票
- 发票
- 收银机收据
- 电脑生成的收据
- 客户退款的信用备忘录
- 员工时间卡
- 存款单
- 采购订单
如何处理源文件
交易后尽快将来源文件记录在相应的会计期刊中。 录制完成后，所有源文档应该放在某种系统中，在需要时可以检索它们。
在某些情况下，提供监管链可能会确定相关来源文件仍在您的控制范围内甚至可能很重要。
源文件与复印件
在大多数情况下，来源文件的复印件在法律上是可以接受的。 例如，国内税收局自1997年以来接受了收据复印件，只要它们清晰可见，包含原件中的所有信息，并且在扫描过程的范围内，以与原版的。
指定购买对象和支付价格但未经供应商名称扫描的材料收据不符合条件。 提交原始收据中所有信息但以Word或Excel格式重新输入的文档也不符合条件。
IRS标准 - 完整，清晰，准确地复制原始标准 - 与许多企业和政府机构使用的标准相同。 但是，其他机构增加了这些一般要求。
例如，华盛顿大学只接受以最低密度每英寸300点（dpi）扫描的原始文件复印件的替代品，并以PDF或TIFF格式提交; 它不接受JPEG复印件。
如果您计划扫描会计或法律文件以便于存储，请与相关机构核实，确保他们将以您打算使用的格式接受文件。