许多酒店依赖在线酒店RFP（征求建议）网站，例如Conventionplanit.com和sabrehotelrfp.com来提升其会议和会议服务能力。 他们还开发了自己的在线RFP表格。
然而，许多策划者不愿意通过第三方搜索引擎发送他们的酒店RFP。 许多规划者更愿意直接向酒店和会议中心提交酒店投标请求。
什么信息包含在酒店RFP中？
帮助规划人员开发自己的酒店出价表格和其他活动需求的一个很好的工具是会议行业委员会接受的事件实践交换工具。
酒店RFP的基本要素应包括以下内容：
- 申请人的基本联系信息（姓名，职位，组织，地址，电话，电子邮件等）
- 活动日期（提供至少两种不同的选项）
- 需要的房间块（客房的日期和数量）
- 会议室请求（日期，房间大小，数量）
- 食品和饮料的要求
- 辅助功能要求
- 运输和接收要求
- 其他相关信息
利用RFP工具
此外，全球商务旅行协会（GBTA）为其会员提供了一个广泛的酒店RFP工具，活动策划者可能会考虑。
GBTA酒店RFP的要素包括以下内容：
- 酒店设施概览信息
- RFP请求者概述信息
- 客房合同细节
- 酒店总会议空间的大小
- 会议室总数
- 酒店最大的宴会厅或会议室的大小
- 最大的宴会厅或会议室的天花板高度
- 酒店是否设有永久会议室？
- 董事会会议室可容纳多少人？
- 酒店是否有专门的展览空间？
- 展览空间的大小是多少？
- 到会议中心的距离是多少？
- 什么是会议中心名称？
- 食品和饮料的税率是多少？
- 宴会服务收费的百分比是多少？
- 宴会服务费是否征税？
- 酒店是否提供室内视听（A / V）服务？
- 酒店是否提供室内A / V服务的折扣？
- 酒店是否允许客户引入外部的A / V供应商？
- 有多少会议室包含无线高速上网？
- 会议室如何包含视频会议？
- 使用自己的A / V供应商是否有收费？
- 酒店是否接受企业“会议卡”付款？
- 酒店是否提供会议套餐价格？
此外，与酒店销售人员分享您所举办活动的类型将有所帮助。 这将使他们洞察会议可能具有的目标。
与酒店合作的好消息是，大多数人应该在将类似活动放在一起相当有经验，一位优秀的销售或餐饮经理将能够与您分享更多关于帮助活动策划者实现目标的方法。