发票（有时称为销售发票）是由产品或服务的提供者发送给购买者的文件。 该发票确定了购买方支付的义务，创建了应收账款 。 换句话说，发票是对货物或服务的买卖双方之间的协议的书面验证。
发票是您企业记账和会计记录系统的重要组成部分，因为它们记录了销售交易。
发票包含什么？
发票中的常见部分包括：
- 发票的创建日期 。 不要忘记这一点！ 发票的日期开始对客户进行计时。 如果您有条款（付款的时间限制），您希望包含日期，以便每个人都知道付款的到期日期。
- 客户和供应商的名称和地址 。 如果您使用会计软件创建发票，您可能只需要客户的电子邮件地址，但收集和包含实际地址仍是一个好主意，以防您需要发送真实的信函或文件。
- 联系两个企业（或企业和个人）的个人姓名 。 确保你正确拼写姓名是一个很好的客户关系规则。
- 购买物品的描述 ， 包括产品或服务， 包括价格和数量。 通常你会有标准的物品描述和库存数量。 但在创建发票时尽可能具体和详细。 这避免了混淆和“我不知道”的问题。
- 付款条件。 例如，提供商可能会指定“净30天”，这意味着整个金额在30天内到期。
如何发票给客户
您可能正在使用在线商业会计软件 ，或者您正在使用您将完成的预先打印的发票。 这个过程对于两个发票流程都是一样的。
只有在您将产品或服务装运或交付给客户后，您才会准备发票。
- 从识别客户开始。 在某些情况下，您可能还需要确定该客户文件中的子客户或工作。
- 包括以前与此次销售相关的文件编号 ，包括任何采购订单或销售协议或估算。
- 确定销售和交付的物品 。 通常情况下，您需要包含产品或服务的名称，数量（或服务的时间）和费率（每件或每小时）。 如果您使用的是在线软件，则会计算每件商品的总价。 这是您可能需要将商品归类为“ 后退订单 ”的地方。
- 每个项目都有自己的行，并添加了所有行的总数。
- 接下来，您将包含客户已经存入的任何存款或适用于此发票的任何折扣的信息 。
- 您可能想要为客户提供不同的付款方式，可能会以现金支付折扣。
- 包含已发货产品的送货条款 。 有两种类型：FOB运送点或FOB目的地。 （F OB代表“免费在船上”。 ）如果这些条款是FOB装运点，则托运人（即卖方）支付运费。 如果条款是FOB目的地，买方支付运费。 如果客户收到物品或物品，如果对收到的物品有任何疑问，最好还是留意一下。
- 包括销售条款。 也就是说，您希望什么时候买方支付，并且您会提前支付任何折扣？ 条款表达如下2/10 Net / 30。 这意味着如果在10天内收到付款，您将享受2％的折扣，并且整个余额在30天内到期。
发票可以邮寄或电子邮件或传真给客户。
当客户支付时，发票号码应在销售收据上注明，并与会计软件中的销售收据相匹配，因此很明显发票已经支付。 付款将从您的应收账款账户中提取未付金额。
发票与采购订单
发票有时会与采购订单混淆。 采购订单（PO）在交易之前，发票在交易之后。 采购订单记录客户向供应商或供应商的订单。
另一方面，发票记录产品或服务的收据，并且如上所述记录付款条款。 采购订单被许多公司用作批准过程的一部分。 一些公司要求购买特定数量的产品或服务订单。
发票与票据
发票和账单之间的差异是重点和立场。 发票由供应商创建，它是生产和交付给客户的服务或产品的陈述，包括欠款额。 发票可能在收到产品或服务之前或之后创建。 通常将发票包含在正在交付的产品中，因此收件人可以检查项目以确保它们都在那里。
帐单是付款请求。 账单通常从客户的角度考虑。 收到没有发票的帐单是很常见的，例如在餐馆或零售店。 通常会提供账单以期望立即付款。
发票的一些例子
此样本发票包含加拿大信息，但它会让您了解发票包含的内容。