寻找完美活动场所的步骤
假设您已经确定了您计划的活动类型及其用途，在开始选择场地本身的过程时，还有许多其他因素必须考虑。
以下这个路线图将有助于指导您完成选择完美活动空间的步骤。
确定你的目标受众并了解你的客人名单
在活动的场地规划中，您必须知道的最重要的信息之一是您的客人将是谁，以及您期望参加的人数。 虽然事件的类型肯定会通知场地选择，事件空间的最大限制因素之一是其容量。 确保您至少知道客人人数的准确估计值（可以是范围），因为这会立即限制您的场地选项。 你也应该考虑你的观众。 确保场地不仅反映了活动本身，还反映了客人的口味和期望。
识别事件日期
检查你的日历，因为时间会影响许多决定，包括你的选择地点。 在您的客人名单后，您的活动日期将成为下一个限制因素。
根据您计划的事件类型，您可能会发现您必须灵活处理您的活动日期才能获得您想要的场地，或者您必须灵活选择场地以获得所需日期。 您应该开始场地规划，了解您或客户的灵活性。
以下是需要考虑的一些问题：
- 什么时候你的客人最有可能根据他们的日程安排参加？
- 哪些场所适合那些时期的适当空间？
- 您的管理团队何时举办活动是最佳时机？
计算您的预算
凭借开放式预算，任何人都可以策划一场盛大的活动，并有无限的场地选择选择。 但更有可能的是，您的财务资源有限，您应该从一开始就意识到您的财务限制 - 即使您的事件预算很简单，就是球场估计或范围。 活动策划者可以始终在合理的预算内规划一个伟大的活动。
- 场地是否符合空间，技术和餐饮费用的预算参数？
- 你有没有谈过服务的优惠率，并证明你的角色的价值？
- 如果订单项费用超出计划，您是否允许在预算中灵活使用？
确定不同的地点
一旦客人名单号码和可能的活动日期缩小，重要的是要确定可以举办活动的地点。 酒店和活动或会议中心是企业活动和婚宴中最受欢迎的活动空间，但它们不是唯一的选择。
这是你思考中创造性的时刻。 考虑以下：
- 根据您会议的主题，想到三个最佳位置？
- 你的客人会喜欢去哪里参加这次会议？
- 什么对你的客人最方便？
- 除酒店之外，哪些意外地点可以提高回复率？
找到正确的事件空间类型
您选择的场地必须有适合您计划活动类型的适当空间。 您的活动是否需要舞池？ 你需要一个PA系统吗？ 扬声器的讲台或投影仪屏幕怎么样？ 你需要什么类型的表格设置？ 除了考虑这些问题之外，以下是一些需要自问的场地规划问题：
- 活动场地是否符合您的计划或活动的特殊标准？
- 场地是否适合您的制作，娱乐，A / V，音响和其他技术需求？
- 设施的状况是否反映了贵组织的高标准？
考虑场地服务和限制
除了找到正确类型的活动空间之外，您还需要了解场地提供的其他服务类型，并确定其对您活动的价值。 有些场所还会有首选供应商名单，您必须从中找到供应商或供应商以获取其他服务。 其他场地对装饰或其他事件本身也有限制。 一些要问的问题包括：
- 这个场地是否提供良好的停车选择或代客？
- 这个场地是否提供安全？
- 这个场地是否提供额外的服务，如餐饮，花卉布置，床单和餐桌租赁等？
- 这个场地是否有安装和清理人员？
- 这个地点是否会限制您与其他供应商合作？
- 这个场地是否有食物和饮料的最低限度？
考虑场地声誉
场馆的服务声誉至关重要。 这通常是举办一个好的活动和制作一个伟大的活动之间的区别。 一个场地管理其设施，员工和客户的方式将永远被记住。 要了解场地的声誉价值，请考虑以下问题：
- 会议经理，餐饮经理或行政总厨的任期是什么？
- 管理层会把你看成是一个VIP客户还是多个程序中的一员？
- 场地愿意向你提供多大的灵活性？
- 他们是否有可用的推荐或评论？
- 场地是否提供类似于您的活动的照片？
安排参观场地
除非物流和时间完全阻止，否则每个活动策划者都应在签约任何场地之前进行现场检查。 图片可以是非常有帮助的，但有许多方面只能亲自评估。 要求参观场地，包括从停车场到入口和活动场所到浴室的所有活动。 你会很高兴你做到了！
结合客户首选项
在一天结束时，活动策划者必须向其客户（无论是公司高管或管理层或外部客户等内部客户）提出其场地建议并获得批准。 客户在场地规划阶段问自己的唯一问题是客户是否会批准我的建议？ 为了能够有信心地回答这个问题，您必须确保您从一开始就了解客户的期望和偏好。