这是我作为一个场地协调员很快学到的一个教训，后来我开发了自己的设置清单，以保持客户在充满压力的设置期间满意（和占用）。
准备好你的购物车
你的客户想要做的第一件事就是从他们的车上打开所有的活动用品。 这可能是一项艰巨的任务，特别是如果停车状况难以驾驭。 想象一下，有人用一堆沉重的箱子走进你的场地 - 他们要找的第一件事是什么？ 答案当然是一辆小车，或者其他任何能够减轻他们的负担并使卸载的不祥工作更容易的事情。 当他们在场地内走动时提供正确的购物车是一种简单的方法，让他们只需出现即可“放心”。
准备注册表
接下来，大多数客户的待办事项列表正在进行注册设置。 这意味着您的场地在抵达前更好地拥有所有注册组件。
这包括所有桌子，椅子，电动和踢脚板。 组织名称标签和签入材料将为活动策划者消耗大量时间，他们不应该等待你为他们开始获取这些简单的事情。
所有客房均设有桌子和床单
设置活动空间中的所有桌椅显然需要一些时间。
希望如果你从早期的活动中脱身，你就会提前告诉客户什么时候预计所有的房间组件被设置。 如果你的客户走进一间有几十名工作人员争抢桌子和椅子的房间，他们很可能会感到恐慌。 理想情况下，您的运营团队将拥有一切与桌布放在一起的位置，以便规划人员可以开始放置中间件，拍卖物品等。
尽早取出所有标牌
仅仅因为领导计划员知道如何驾驶该建筑物并不意味着她的支持人员会这样做。 只要准备阶段即将开始，您就可以通过更新大楼内的标牌 ，为每个人节省大量不必要的麻烦。 请记住，花店和DJ等供应商也需要知道去哪里。 这些都是在事件发生之前与您的客户一起审查的所有事情，但他们也有必要在大日子里留神。
查看BEO和发票
再次，您可能会在事件发生前几天通过电子邮件发送这些文档，但最后一次检查它们绝不会感到痛苦。 尽管安装时间很繁忙，但您需要花15分钟时间查看这些文档。 会场协调员应该为他们的客户准备一个包含BEO，房间图和未来发票的数据包。
很少有经验丰富的策划人员会通过这些机会来审阅这些重要的论文。
简介
请务必将您的团队的关键成员带给您的客户进行正式介绍。 这份名单包括餐饮经理 ，宴会队长，运营主管和音频/视频协调员。 在介绍团队时代表客户考虑 - 是否有任何细节需要与管理团队面对面讨论？ 开始短时间对话是突出显示谁负责每个区域的有效方法。
这个简短的事件设置项目清单将大大方便您的客户在抵达时保持快乐。 作为您的场地的主要代表，最好为客户提供您的手机号码，以防在办公室工作时出现任何问题。
请记住，如果他们需要某些东西，他们可能会感到沮丧，但如果他们找不到任何人来帮助他们，他们会更加沮丧！