了解保持组织的关键
活动策划者如何保持组织
组织是大多数活动策划者获得成功的关键之一。 掌握组织技能不仅可以减轻压力,而且还可以增强您的创造力,让您能够看到更大的图景,并在知道您掌握了详细信息的情况下从盒子外面思考。 以下是成功的活动策划者保持组织的几种方法。
创建事件绑定器
创建活动和活动规划活页夹可能是为规划研讨会,会议,内部培训, 高管会议和所有类型活动而保持最有效的方式。 尽管许多活动策划者正在转向更多电子和数字化组织工具,但物理活页夹可以作为最重要活动和活动细节的场所。 保存某些文件,笔记和其他细节的硬拷贝可以成为事件生命中的救星。
理想情况下,每个事件和/或程序都应该有自己的绑定。 根据活动的复杂程度,活页夹可以包含多个部分,其中包括:
- 行程单/议程
- 主要联系人
- 与会者
- 通讯
- 合同
- 宴会活动订单
- 娱乐
- 住宿/房间清单
- 入境/离境
- 活动
- 礼品
- 预算
- 杂
随着您的活动计划活页夹定期更新,即使您没有多少时间准备,您也可以轻松与内部同事和客户分享信息。
利用事件规划软件或在线文档存储
虽然你的活动活页夹应该包括硬拷贝中每个活动的所有最重要的细节,但其余的参考笔记,想法和信函也应该保持组织和一起。 今天,许多活动策划者使用活动策划和管理软件,但更多的人正在寻找在线文件存储选项以保持组织性。
像Google Drive和Dropbox这样的在线工具可以为从电子表格到发票的各种电子文档提供有组织的地方。 这些工具允许您上传,存储和组织文档到在线文件和文件夹中,以便从任何地方轻松访问它们。 您可以在笔记本电脑,智能手机或平板电脑上打开文档。 您还可以轻松地将这些文件附加到电子邮件或与同事,供应商和客户共享文档。 它可以为总是在旅途中的活动策划者提供完美的组织解决方案。
组织的底线
最后,你如何组织你的文件,笔记和信件取决于你。
每个活动策划者都有一个适合他们及其活动的不同系统。 最重要的因素应该始终是信息的可访问性和准备性。 因此,确保无论您使用哪种系统,都可以快速轻松地找到您要查找的信息。