如何提高研讨会和商业活动的参与度

by Rob Hard

提高企业活动出席率的提示

克服对缺席参加活动或增加RSVP名单的担忧，最重要的一步是认识到人们确实喜欢参加完善的研讨会和其他活动。通过参加商务会议，参与者有机会学习新信息并与其领域的同行和领导进行互动。但最成功的会议超越了星光熠熠的主题演讲和鼓舞人心的演讲; 他们为每个人创造一个温馨，友好的环境 - 这使他们更愉快。以下是您可以如何规划一个可以吸引大量投资者的愉快商业活动。

01 - 创建一个伟大的议程

一旦主持人明白人们喜欢参加活动，重要的是创建一个值得参与的计划。议程应该集中在一个主题上，而不是压垮与会者，但应该有足够的多样性来维护与会者的兴趣。例如，下面的半天研讨会时间表考虑了与会者从食物到休息到演示的需求：

上午8:00到达和早餐
上午8:45欢迎辞
上午9:00主题演讲嘉宾
上午10:00休息
上午10:15小组讨论
上午11:30闭幕辞

02 - 对日历和时钟敏感

尽管议程最好，但与会者对他们何时想参加此类节目以及何时不想参加这些节目有喜好。在一些季节性行业中，这有时是一个不可能的事情。在为您的活动安排日期和时间时考虑以下事项：

参加者更喜欢上午的研讨会时间表
参加者在下班后立即喜欢欣赏活动
星期二和星期四是受欢迎的会议日
如果可能的话，避免在星期五举行会议
避免在假日和节假日前安排会议
对参加活动的参加者旅行要求很敏感

同样重要的是建立准时开始和按时完成的声誉 - 特别是对于年度或重复事件。

03 - 确定一个独特和方便的位置

大多数商务会议都在酒店举行，而且这类场所本身并不那么独特。你可以选择打破模具，找到一个非常好的非酒店场地，或者你可以认识到所有的酒店都不是平等的，并找到一个伟大的酒店。这里的要点是选择一个客人想要去的地方。毕竟，他们将会绕过他们的日常行程，并希望享受这一盛事。考虑以下因素：

选择一个靠近大多数与会者的场地
选择一个场地，与会者可以尽情享受
选择举办类似活动时经验丰富的场地

有关选择场地的更多提示，请务必查看“场地规划活动策划者指南” 。

04 - 编译适当的访客列表

成功的会议有一个特定的主题或消息以及该消息的目标受众。编辑包含适当参加者的访客名单是很有价值的，即使他们按重要性排列。通常，主持人将编制一份准客人名单，然后才向大众开放会议。这只有在你试图根据数字游戏填补席位时才有效。

不应将商业会议，会议或研讨会视为直接邮寄努力，回复率为1-3％。我更喜欢指导客户生成具体目标参与者的具体名单 - 他们真的很想参加50％或更好的RSVP率的人。

关于与会者的最终想法：尝试邀请具有相似等级和经验的人参加会议。

05 - 邀请，邀请，邀请！

实现参加活动的关键之一就是尽早邀请人员并跟进。这意味着发送提醒给那些没有RSVP和提醒的人。在事件发生之前发送事件提醒以确认客人通常也不是一个坏主意。

在赛事周围产生兴奋是很重要的。传统印刷的邀请是适当的，但它也成为一种规范，以根据您的观众来看待电子邮件甚至社交媒体。尝试这种方法：

在发送邀请之前向您或您的团队亲自认识的客人提及活动。
在计划过程的早期发送一个保存日期 （纸质或电子）。
通过RSVP请求发送详细的邀请，包括议程要点（纸质或电子）。
再次向个人朋友或熟人（电子）转发详细邀请，并附上个性化的说明。*
在预定活动前一至两天（电子或通过电话）跟进确认的客人。

*您也可以选择正式致电嘉宾并邀请个人邀请参加活动。

06 - 不要低估个人邀请的力量

无论是印刷还是电子形式的实物邀请都很好，但不应该将其视为亲自向朋友，同事或熟人发出邀请的替代品（当然，除非您计划举办大型研讨会或大会，其中500人或更多与会者）。这是让许多主机畏缩的步骤......他们不想拿起手机，但这可能意味着高RSVP速率（低没有显示速率）和不理想的结果之间的差异。

对于一些事件，分享这个责任是有帮助的。一个事件的客人名单通常由各个人维护的联系人名单编制，与被邀请人关系最密切的个人应直接邀请他们的客人。

07 - 建立一个提供优秀计划的声誉

每个人都参加了好的会议和坏会议。研讨会和其他欣赏活动也是如此。对于活动策划者来说很幸运，人们更经常享受他们参加的会议。

这里的关键是帮助您的客户建立一个提供卓越商业计划的声誉。看起来很简单，如果有人喜欢参加你最后的活动，他或她更有可能参加未来的活动 - 甚至可能会带来一位朋友或同事。

08 - 发送跟进沟通和感谢与会者

由于人们参加会议以收集新信息，因此许多与会者都喜欢收到可能已由组织中的演示者和其他人引用的额外讲义和材料。后续活动是分享这些信息的好机会，并向参加此次活动的人士致以谢意。

感谢信和跟进沟通是许多组织经常忽略的东西，但那些没有获得好处的人。