研讨会可能是规划人员组织的最常见事件。 而大多数研讨会都安排为半天或一整天。 对于那些有兴趣创建一个研讨会计划清单的人来说，以下提供了一个计划和执行研讨会的高级结构。
对于那些计划召开多日会议或多会议的人士，请考虑采取类似的方法。 但是，您的研讨会计划清单将会更长。
01 - 确认事件的目的
- 谁是观众？
- 研讨会的主题是什么？
- 应该在哪里？
- 人们为什么会参加？
- 研讨会的议程是什么？
02 - 查看Apex事件规范指南
会议行业委员会已经建立了一系列工具，这些工具应被视为最佳实践的绝佳来源，这将有助于活动或会议策划者跟踪计划活动的细节。 借助免费下载工具，它可以帮助任何活动策划者创建相关详细信息列表。 这包括但不限于：
- 活动资料（日期，时间，地点，联系人等）
- 活动组织者/主持人联系信息
- 供应商联系信息
- 参加者简介
- 需要空间
- 食品与饮品
- A / V要求
- 功能/房间设置
03 - 创建一个活动档案
一旦规划人员掌握了有关该活动的一些基本问题，就可以研究可能的会议场地。 与活动组织者/主持人密切合作以确定活动场地的类型以及研讨会对组织者和来宾最方便的地方（这些活动的名单可以是无尽的）非常重要：
- 当地酒店
- 本地会议设施
- 私人餐厅空间
- 私人俱乐部博物馆/艺术画廊
04 - 大纲研讨会需求和需求场所建议。
大多数场地都乐于为可能的研讨会提供估计。 餐饮或销售联系人需要以下BEO信息：
- 事件的可能日期
- 参加人数
- 房间设置的风格（教室，U形等）
- 活动时间（设置/拆除帐户）
- 食品和饮料的要求
- A / V需求（包括屏幕，话筒等）
- 房间设置
提示：聘请A / V技术人员致力于酒店的活动。
05 - 确认和/或制定议程
活动策划者与活动组织者/主持人密切合作至关重要，因为活动日程安排会经常从最初的对话改变到活动的实际日期。 活动策划者必须准备好调整计划并与场地紧密合作，确保一切顺利进行。
06 - 确认BEO协议
一旦规划人员知道研讨会的目标人数和后勤需求，他或她应该确保活动空间和相关要求。 大多数协议应该允许计划者有机会在事件发生前的某一天减少/增加食物和饮料的需求。 但是，许多协议将限制他们允许一个团队减少数量的数量，所以估计得当。
07 - 创建事件通信和材料
这是一些计划者可能参与的项目，而其他计划则可能不参与。 基本上，一些会议策划人员将对以下各项负责：
- 创建活动邀请
- 打印日程和其他材料
- 确保与会者礼品/抽奖
- 制作名片
- 航运活动标牌和展示
08 - 与活动主持人密切合作完成物流
在活动之前，会议策划者在活动之前完成了一些重要步骤。 这包括确认以下内容：
- 事件发言人
- 事件A / V要求
- 活动参与者数量
- 主持人的角色和责任
- 活动材料需求（多次检查）
09 - 事件设置
请务必在BEO时间表中安排时间进行活动设置 ，建议在活动开始前两小时左右到达。
提示：如果研讨会安排在上午，请询问场地销售联系人，让您的团队在前一天晚上进行设置（但不要在公共场所留下任何有价值的东西）。
所有活动资料，讲义，标牌，展示，礼品， 登记表 ，名片等都必须为活动做好准备。
警告：演讲者有时会在前一天晚上更换幻灯片，并在活动开始前10分钟提供需要添加到电源点的新演示文稿。
10 - 事件执行
准备好后，该研讨会是时候了。 预计如下：
- 有些与会者将会提前到达。
- 有些参加者总是迟到。
- 经常出现某种技术故障。