进行选择时需要考虑变量。 这些包括您的活动的目标，您正在使用的预算，您聘用外部的原因以及可用的工作候选人，幸运的是，公司可以使用一些优秀的资源来挑选最佳的活动策划者或制作人帮助创建他们的公司活动。
使用以下指南可帮助您确定是否需要为下一次公司活动安排活动策划者，如果需要，还应该如何选择最适合的工作。
确定活动目标和活动策划者需求
大多数人认为，聘请外部活动策划者或餐饮服务提供者从确定活动的预算开始 ，但事实是，首先定义为什么要举办活动更重要。 在您接触到帮助您计划此事件的外部或内部资源之前，您希望能够分享事件的重要目标。 回答你关于谁，什么，在哪里，何时，为什么以及如何等方面的相关问题 - 以后有足够的时间做出调整。
一旦你定义了你的目标， 一些清晰的想法就会开始出现，你想要在你的活动中传达什么主题和信息，但最重要的是，你需要确定你需要外部资源来处理哪些活动和服务代表你。
您需要确定计划者的预算，以及他们是否有助于选择场地，建立菜单并就食品和饮料选项，来源演讲人和娱乐等方面提供建议，以满足当日的生产需求，和/或帮助创建重要的通信文档，如邀请和来宾列表。
如果你正在计划你的活动并且仍然没有满足这些需求，那么你很可能会聘请一个活动策划者来管理这些任务和责任。
使用本地资源查找合格的活动策划者
通常，人们认为口头传播是为周年聚会，早餐商务会议，周末休闲或其他类型活动聘请活动策划者的最佳方式，虽然这当然有帮助，但这可能不是最有效的方法。
如果你想为你的事情找到最好的活动策划者，最好研究一下在活动策划者社区内有经验并且拥有良好声誉的人。 口碑为想要寻找新客户的策划者提供了轻松销售的机会，但同行的声誉非常有效。
无论是社交活动还是企业会议，一般来说，招聘活动策划人员或餐饮服务人员的规则都是一样的：您希望雇用专业人士来创建您的活动类型。
考虑专业会员组的章节或查看国际会议专业人员，国际特别活动协会，全国餐饮行政人员协会的国家或地方分会。
查明谁在其行业发布文章也很重要。
如果你想知道谁在某个特定市场提供服务或专业知识的声誉，请与当地的会议和访问团一起检查，因为许多活动策划者都是活跃会员，他们还与当地商会保持关系; 寻找专家的另一种方法是联系酒店会议销售部门 - 他们会与您分享他们信任的人。
面试和与申请人讨论事件需求
大多数活动策划者都会热衷于听取您的具体活动，但首先向他们提供简要的细节，并在最初的一轮面试中专注于他们的专业知识，在此期间，您应该减少候选人的数量三名最强的申请人。
然后，您应该要求每个活动策划者或其公司分享有关其业务的信息，过去事件的经验，以及他们如何计划突发事件，仔细注意申请人回复的方式以及他或她可能遇到的任何后续问题为您的公司，事件或其目标。
良好的策划者会引导你进行讨论，以了解你的活动的总体目标，时间表，预算，客人数量和个人喜好。 良好的规划者会问你关于你的组织的问题，并了解你的目标和你的特定事件 - 在面试时寻找这些标志，以找到从其他人中脱颖而出的候选人。
尽管在第一轮面试中亲自见面并不总是可能的，特别是如果你的节目不在城里，这可能是为你的活动和公司选择正确的策划人或制作人的关键一步。
面对面的会议提供了洞察力，超越了计划者的专业知识或经验，与他们与贵公司团队的融洽关系将有助于创建此活动 - 您将选择一位不仅拥有良好业绩记录的候选人制作高质量的活动，还有一个与你的团队相处的人。
缩小选项并进行选择
你的直觉本能，你的朋友甚至同事和同事的建议，或者单独面对面的会议都是不够的 - 这是你的事件， 你的名字和你的名誉将与它相关 - 你会还需要检查你的候选人的参考。 一定要询问候选人之前曾与之合作过的客户的姓名，但也要深入了解每个规划人员的历史，以发现他或她可能未提及的事件 - 您可能会发现他或她与某个特定客户的事件发生了bot a事件不要让他或她的简历。
一旦你确认了一个候选人与你的公司合作愉快，展示了该领域的专业知识，并且非常了解你想与他/她一起制作的事件，现在是时候将你的选择缩小到一个，并听取他或她对事件的想法。 根据你的目标和想法，一个好的活动策划者会为你提供一个有助于实现你的主题的计划 - 如果这是一个私密的夜晚和一群亲密的人的晚餐，计划者应该带着你的想法来到你身边，这些想法包括许多您程序的详细信息。
在这一点上，活动策划者应该给你提供一些想法，这会让你觉得他们已经采取了预算，并将其价值翻了一番。 它应该很清楚地表达他们对事件的看法。
比较你的预算和活动策划者的
根据您的活动目标，可以根据您所举办活动的类型以及所包含内容的不同，根据您的活动目标创建一个普通意义，以了解您的计划的各个元素的费用。 许多第一次组织活动的人倾向于陷入想要在啤酒预算中计划香槟活动的陷阱，这就是为什么很多人会转向他们的活动策划者寻求帮助。
一个理想的候选人将会拿出你预算的预算并把它变成神奇的东西，但这些想法是有代价的，你要求计划者披露他或她的所有费用以及这些费用的潜在来源是很重要的将被涵盖并纳入整体预算中 - 活动策划人员的费用将因策划人员，活动策划人员或活动公司而异。
根据活动的性质，您将被要求向活动策划者及其提供的活动场地和服务提供存款，文书工作和合同 。 这是处理业务的完全可以接受的方式，但目前最好的建议是寻求专业意见，绝不签署未经您本人法律顾问审查的合同 - 特别是在与可能没有一家大公司的资源相同。
留在你的计划员，并准备发射和重新雇佣
大多数与事件计划相关的不良事件通常是由于缺乏跟踪而造成的。 活动策划要求对物流进行有效协调，并将这些物流推迟给第三方人员，如果您聘请的活动策划人不完全对您公司的活动目标和目标负责，则可能会导致事与愿违。
因此，作为招聘经理，您应该与规划人员或生产者密切合作，确保生产的每一个环节都顺利完成 - 确保场地和供应商准备好参加活动，以确保每次都支付款项供应商前后。 并不是说大多数活动策划者不会履行他们承诺的服务; 这仅仅意味着你应该确保物流已经得到确认。
如果一切按计划进行，您将拥有一个成功的活动并为未来提供出色的活动策划资源，但如果规划流程对于以书面形式达成一致的服务而言运行不顺利，则重要的是要审查项目是否与规划师很合适。
尽管耐心和通过物流工作以及任何潜在的误解都是合理的，但如果您没有收到您想要的服务，那么您应该准备好进行认真的讨论。 如果你必须做好准备，随时解雇一个糟糕的策划者并且有一个备用的选择。