决定是否真的需要会议
首先，决定是否计划会议确实是必要的。
通常，我们认为正式会议是分享信息或讨论主题的最佳途径。 但是，如果您的新闻可以通过电子邮件或电话会议传递，或者只需将办公室中的少数人聚集在办公室15分钟，则可以跳过正式会议。
只邀请那些真的需要在那里的人
曾经被邀请参加会议，并想知道 - 半途而废 - 为什么你在那里？ 不要通过邀请他们参加他们不需要参加的会议来浪费人们的时间。 这不会是一个有效的会议。 会计人员是否需要出席会议以回答预算问题？ 然后邀请一位适合该任务的会计人员。
如果需要让同事或主管了解会议讨论的内容，则不需要邀请他们参加实际会议。 简单地准备一份会议总结，然后发送给他们。 他们会对节省时间表示赞赏，并且您有保证 - 因为您以书面形式提供了信息 - 他们充分了解讨论情况。
发送会议提醒
生活很繁忙，日历很快就会通过预定的活动进行预订。 在会议开始前两天发出后续会议提醒。 这将确认那些回应他们将参加会议的人员，并且如果日程安排发生变化并且主要参与者无法安排预定会议时间，还会提前通知您。
有一个议程
要计划有效的会议，您必须首先计划将讨论的内容。 会议的目标是什么？ 你想要完成什么？ 提前制定会议议程并分发给与会者。 指出开始时间并包括要讨论的主题的简短列表。 不要让冗长的，过于详细的议程让自己的会议停滞不前。 按名称指明将负责报告特定区域的任何个人。
清楚关于期望
当您首次发出会议通知时，请明确其目的和您的期望。 会议是围绕着一个演讲而展开的，与会者应该准备好记笔记吗？ 或者这是一个头脑风暴的会议，与会者预计会有想法和建议？
在一些企业文化中，员工聚集在一起只听，然后回到他们的工作空间。 在其他公司，员工自由参与。 在今天的协作工作场所中，交流和分享想法不仅受到会议的欢迎， 这往往是会议本身的目的。
按时开始
如果你是通常按时参加会议的人，那么你就会明白，当人们在15分钟内没有进行实际会议时，人们会不经意地进入会议室，这让人感到沮丧。
不可避免的是，今后每个人都知道这些会议从不准时开始，所以每个人都开始迟到。 负责你的会议。 在给定的开始时间立即开始。 关上门并开始。 那些散兵很快就会得到消息说他们迟到了，他们只应该犯一次错误。
保持简短
大多数会议预定一小时 - 在许多情况下 - 30分钟甚至45分钟就足够了。 当分配太多时间时，通常的结果是时间浪费了。 人们在会议结束或在特定议程项目上花费太长时间后仍然徘徊不前。 保持会议简短并且重要。
留在话题上
只有议程不会有效地开展您的会议。 坚持议程，让讨论避开切线。
解决任何题外话题，说明这是另一个会议的话题，将会私下讨论，或者类似的问题。 没有人喜欢会议的目的与其他会话背道而驰的失控会议。
在会议室外举行小型会议
坐在同样熟悉的会议室周围聚集在同一张熟悉的桌子上就是这样 - 熟悉。 为了鼓励员工进行互动，创造性地思考并进行热烈的讨论，可以考虑在标准会议室之外开会。
如果场地和天气允许，考虑在外面的桌子上开会。 尝试在有沙发和小桌子的公共区域聚会，而不是使用大型会议桌和转椅。
不要害怕采取不同的方法
如果会议的方法不起作用，不要害怕转换课程。 例如，如果头脑风暴会议产生一个很少有对话的安静房间，就改变方向。 要灵活并注意整个会议的进展情况。
使用技术
计划使用技术保持与会者参与。 在当今的数字世界中，大多数人习惯于看图形或视频来支持他们听到的词语。 在规划会议时呼吁这种心态，并纳入视听资源。
投影到大屏幕上的计算机以及鼓励互动的智能董事会演示文稿是标准冗长的PowerPoint演示文稿中的一个可喜变化。
发送会议摘要
在会议结束后的一天内，发出所讨论内容的简要摘要。 通过电子邮件向所有出席者，无法出席会议的人员以及需要通知的人员发送。 还包括任何行动项目，指定谁负责每个项目以及到期日期。