如何准备W-2工资和税收报表

什么是W-2表格？

W-2表包括上一个日历年支付的员工工资信息，并扣除这些工资，以及福利信息和其他工资扣除。

W-2表格何时到期？

W-2是在1月底前的日历年内到期的员工 。 如果1月31日是周末或假期，则报告将于下一个工作日到期。 以下是今年或今年的关键年终工资税报告截止日期 。

W-2表格是在 1月31日之前由社会保障局提交的。在您向员工提供W-2表格后，您还必须将这些表格和W-3表格一起提交给社会保障局（SSA）。

1月份的最后期限是企图遏制税务欺诈，但这意味着你应该在1月份之前向员工提供W-2表格，这样他们有机会在提交之前查看他们。 早些时候向员工发布会减少W-2表格中的错误 ，因此您不必提交更正后的W-2。

收集信息准备W-2表格

该表格的信息来自您的工资登记表，该表格显示了每位员工的工资和预扣年度总计，以及医疗计划，健康储蓄账户和其他项目的扣除额。

以下是关于准备这些W-2表格所需的信息的更多详细信息。

难度：一般

所需时间：取决于员工人数和扣除额以及额外付款

以下是如何准备W-2表格

雇主信息
对于您准备的每个W-2，您需要包含有关您的业务的信息：雇主ID号码（EIN）以及雇主名称和地址。

控制序列号
如果您要支付很多员工，您可能需要在每台W-2上添加一个内部控制编号。 您可以自己生成号码，或者您的工资预备软件可能会生成此号码。

员工收入您还需要

• 总工资， 小费和其他补偿（专栏1）。 这是所有小时工和受薪员工的总工资 。
• 预扣总额（插文2）
• 社会保障总工资（达到社会保障最高限额 ）（专栏3）。 一些工资不包括在社会保障工资中 ，因此您需要减少这些金额。
• 社会保险税扣缴总额（专栏4）
• 总医疗保险的工资和提示（与工资总额相同）（方框5）
• 扣除医疗保险税 （插文6）。 该金额包括高薪雇员的额外医疗保险税额 。
• 社会保险提示（专栏7）和分配提示（专栏8）

1. 接下来，您需要了解去年每位员工的员工信息和总工资以及预扣款：

2. 其他付款。 您可能已支付预先支付给员工的EIC支付（工资收入信用）（方框9）和受抚养人福利（方框10）。

3. 有关退休计划参与的信息， 法定雇员
   如果员工参加退休计划（方框13）或非合格计划（方框11），如果此员工是法定雇员（方框13），或者如果员工参加了退休计划（方框13），则必须在每个W-2上检查适当的方框收到第三方病假工资（方框13。

1. 方框12
   方框12是用于其他报酬或报告的金额，可以输入1-4个方框。 框12中最常见的一些信息：

   • 未收集的社会保障，RRTA（铁路退休）或医疗保险税，提示或团体人寿保险
   • 选修401（k），403（b）和其他合格的退休计划
   • 非应税病假工资
   • 金色降落伞付款
   • 排除报销移动费用
   • 对医疗储蓄账户或健康储蓄账户的捐款
   • 非法定雇员股票期权
   • 根据401（k）或403（b）计划指定罗斯的捐款
   • 根据“平价医疗法”的报告要求 ，使用Code DD的雇主支付的医疗保险费用

2. 方框14
   方框14中的条目用于其他必须向雇员披露纳税申报表的扣除或补偿。 例如

   • 税后养老金
   • 自动报销
   • 加利福尼亚州，纽约州，新泽西州和华盛顿州的特别税
   • 慈善捐款从员工工资中扣除
   • 健康保险和附加福利扣除
   • 统一扣除（ 制服费用 ）
   • 扣除联盟费用
   • 不可征税的收入
   • 包括在工资中的车辆费用（提供给员工的车辆租赁价值的100％，并包含在方框1工资中）
   • 还有一个用于从员工扣除的“其他 - 不在列表中”的项目

1. 州和地方信息
   在本节中，您将输入关于州和当地工资和预扣的信息。 输入：

   请注意，表单上有两个州和两个地点。 如果有人在一年中在两个以上的州或地区工作过，请使用第二个W-2来包含附加信息。

   • 您的两字母州代码和您公司的州税ID号（请咨询您所在州的收入部门） （方框15）
   • 国家工资（专栏16）
   • 国家所得税扣缴（专栏17）
   • 如果有的话，地方工资（专栏18）
   • 地方所得税扣缴（方框19）
   • 地区名称（方框20）

2. 检查准确性
   花时间确保您提供给员工的信息（并最终提供给社会保障管理局和国税局）是准确的。 检查您的工资总额，并运行W-3以确保您提交的所有信息的准确性。

3. 预印表格
   如果你打印自己的W-2表格，你可以从几个来源获得它们：

   W-2是一个多部分形式。 这里是这个表格的页面：

   • IRS Forms Order网站（需要7-15天）
   • 在线表格供应商或办公用品商店。
   • 副本A去社会保障局。 复印件A通常打印在红色的表格上。
   • 复制1是针对城市，州或地区
   • 副本B用于提交员工的联邦纳税申报表
   • 复制C用于员工的记录
   • 副本2是另一个城市，州或地区的副本
   • 副本D是雇主的记录。

4. 打印W-2s
   打印表格，检查是否符合预先打印的格式（如果有）。

5. 分发W-2

   • 致员工：副本B，C，1和2
   • 致社会保障局 - 副本A. SSA要求您在2月底之前发送每位员工的W-2副本A和W-3表格 。
   • 保留副本D以备记录。

6. 仍然对W-2表格感到困惑？ 关于2011年W-2表格的问题解答

准备W-2表格的提示

1. 您企业的州税ID号不是您的州销售税ID号。 许多州使用联邦税号 （EIN）并在末尾添加数字。 请向您所在州的收入部门查询相关信息。
2. 提示收入。 员工小费收入需缴纳社会保险税和医疗保险税，包括额外的医疗保险税。
3. 方框12 - 超过4项
   如果Box 12中的物品超过4个，则需要将其他物品放在第二个W-2上。 但是不要在这个额外的W-2中包括员工的工资和预扣。
4. W-3表格和所有员工的W-2表格复印件A于1月31日前交由社会保障局签发。当您填完W-3表格后，将所有W-2表格寄给员工尽快，所以他们有机会审查表格。 如果他们发现错误，您可以在1月31日之前将综合报告发送给SSA之前解决它们。
5. 放弃
   此“如何”提供的信息仅供一般用途，用于帮助您收集准备和打印W-2表单所需的信息。 它不是为了提供税务建议，也不是为了提供全面的信息，也不是要告诉你所有必须包含在W-2表格中的信息 。 与您的税务顾问联系，了解有关您的具体情况的信息。

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