你需要保存和组织
在一定程度上，您需要开发一个备案系统所需的物品将取决于您的业务。
例如，如果您销售有形产品，则需要跟踪您的库存。 不过，以下是您在家庭企业中需要跟踪的项目总表：
- 商业和营销计划。
- 法律文件（即LLC文件，营业执照和知识产权注册，合同）
- 联系人（专业人士，客户，供应商，服务提供商等）
- 财务信息（损益表，资产负债表，应付账款/应收账款）
- 税
- 业务费用（收据）
- 项目
与此列表一起，您需要添加特定于您的业务的项目。
组织家庭企业的系统
赔率是你会用各种方法来存储和处理你的论文和其他重要信息。 关键因素是选择一种最适合你的方法。 每个人都有不同的思维和组织方式。 例如，对于一些人来说，按字母顺序组织文件更有意义，但对于其他人来说，他们发现按日期组织更容易。
如果您不确定哪种方法最适合您，请尝试一种，如果您难以维护它，请采用不同的系统。 以下是三种组织文件和信息的方法：
简单的粘合剂归档系统
对于不会产生太多文书工作的小型企业来说，粘合剂系统是一个不错的选择。
对于喜欢将所有东西放在一个地方或需要移动信息的人来说，这也非常理想。 活页夹系统使用一个大型三环活页夹，表格保护器和部分分隔器。
使用分部分隔符来组织您的业务类别，例如挂单，已完成的订单，各种表单的主副本......等。 从那里，你将开始收集表单保护器中的文件。 一旦粘合剂充满 - 在本周结束时，一个月或三个月 - 这将是时间来清除。 您只需将客户订单文件和其他历史记录转移到传统文件系统中，该系统与您的活页夹组织密切相关。
传统的归档系统
传统的文件系统使用文件柜，挂文件和马尼拉文件夹。 随着业务的增长，几乎每个企业都最终需要这种类型的申请。 随着时间的推移，生成的文书工作太多而没有一个。 由于税务记录需要保留七年，您需要一个地方来存储所有这些记录。 传统的文件系统是需要保存的物品的理想选择，但不能定期访问，比如去年的税收和营业执照。 这里有一些提示让您的传统文件系统脱颖而出并取得成功：
- 考虑一下你将实际使用什么类型的系统。 你可以坚持购买凉爽的办公用品，并设计出世界上最精致，色彩丰富的文件系统，但如果它不适合你的工作风格，这将浪费安装时间和金钱。
- 创建一个管理您的纸张的系统，可以实现最少量的“触摸”。 你想避免堆积成堆的纸张，并且要多次处理每一块纸张。 相反，只要你第一次触摸它就能决定一张纸的位置。
- 留出时间备案 。 很容易避免像瘟疫这样的任务，但它是必需的，并将有助于您的业务更顺畅地运行。 特别是在税务时间使用的收据和其他物品，保持这种东西组织，使得更容易归档您的税收。
电子档案系统
数字世界并未完全消除对纸张存储的需求，但它使存储信息变得更加容易。 数字系统可以创建，发送和管理发票，它可以跟踪您的家庭企业财务状况，然后导入税务软件进行电子申请。 您可以扫描收据并将它们存储在计算机上的文件中（尽管您也应该保留纸质版本）。 电子系统可以将客户，客户和潜在客户信息存储在客户关系管理系统中，以便于访问，发送电子邮件，计费等。 在线系统可用于保存您的想法，帮助您管理项目，组织信息或进行研究。
但是像纸质文件系统一样，您的数字文件系统需要具有组织结构，使用存储在计算机上或云中的文件夹和文件。 为了实现最简单的管理，请在数字系统中使用与您的纸质系统中相同的结构和文件名称。 要保护您的数字文件，请将它们备份到单独的硬盘驱动器或联机存储系统中。
以上所有的组合
有可能您需要使用多个系统来管理您需要存储在业务中的所有数据和资料。 首先，您需要确定哪些最适合您，然后实施它。 例如，您可能有一个活页夹系统来帮助您组织日常管理业务，如日程安排，市场营销和表单副本。
您的传统系统可以容纳您的所有长期文件，例如前几年的税收，许可证和营业执照以及知识产权注册。 您可以使用数字系统来存储您的想法，如Evernote ，并跟踪项目。
另一方面，您可能希望尽可能数字化，使用在线待办事项列表和日历 ，将所有收据扫描到您的计算机中，并使用软件或在线服务处理所有其他业务管理需求。 即便如此，您仍然需要一个系统来管理生成的纸张。 关键是要找到容易让您坚持的系统，并在需要时找到所需的信息。
2016年9月更新Leslie Truex