减少你花费时间的5种方法
但不幸的是，不管你是否讨厌，当你经营一家小企业时，文件必须完成，否则你很快就会发现你的办公桌在所有堆积如山的纸张的重量之下坍塌。 申请要做什么？
有两种解决方法可能有所帮助。
您可以尝试尽可能缩短您的时间申请（我在办公室运作多年后几乎完善了一种方法），或尽可能地让您的时间尽可能充满乐趣（我一直在努力完成的任务）。 让我们来看看如何缩短实际花费在第一时间的时间。
尽可能切碎和回收
关于盯着你等待提交的任何一张纸的第一个问题是，“这份文件是否需要提交？”
邮件中的许多文件可以直接进入碎纸机。 例如，向其他公司提交广告或信息来信是什么意思？ 在处理邮件时，请阅读一次邮件，确定一年后是否需要邮件并相应地归档或碎片。
机会很好，你还要提交大量不需要归档的文件的硬拷贝 - 甚至不应该首先打印。
例如，如果您的电子文件是有组织的，而且您正在遵循适当的备份程序 ，则无需提供发票或信函的纸质副本。
所以，当你处理那堆文件时，请撕掉“你可以不用的文件”。
使用档案系统，使其他办公室的杂事更容易，而不是更难。
我需要提交的大多数文件都与经商过程有关 - 而这些文件需要在完成其他任何事情之前输入到会计系统中 。
因此，我没有将这张收据用于打印机碳粉盒并在我的主文件系统中以“P”存档，而是将其存档在我的“第一”文件系统中，即按月份和年份标记的一系列文件夹。
例如，如果我在2017年9月购买了碳粉盒，那就是该文件，以及该月内发生的所有其他帐单， 收据和其他业务单据。 然后，在每个月底处理文件夹并且制作所有需要制作的会计分录（或者如果您自己没有这样做，将每月文件夹交给您的会计师或簿记员）是一件简单的事情， 。
请注意，我们经营的是服务业务 ，而不是零售业务，所以每月一次坐下来为账户工作。 如果您需要更频繁地更新帐户，则需要相应地修改每月文件夹创意。
在申请之前想想
我使用每月文件夹进行会计后会发生什么？ 这些文件需要转移到“主要” 文件系统 。 但我并不是根据文件的标题逐一提交每个文件，而是根据该文件在逻辑上进行归档，我发现申请程序更快。
让我们再看看打印机碳粉盒的例子。
我不会在“P”下为打印机碳粉盒提交此收据，而是将其用于“办公用品 - 收据”下的一个文件夹，这是我将文件归档的相同位置，例如便条纸收据或打印机收据纸。 这不仅使得提交文件更快，而且使之后查找文件变得更加容易。
在文件夹标签上使用整个单词和短语，而不仅仅是字母
没有规定说创建文件系统的分部时你只限于单个字母。 如果你这样做，你会使你的申请变得不必要的缓慢和复杂。 自定义您的文件系统，以便您可以从群组中归档并找到正确的位置以更快速地放置文档。
例如，我的文件系统中没有标有“C”的部分，我也有一个标有“客户端文件”的部分。
“客户端文件”中的文件按字母顺序排列。 以这种方式定制您的文件系统的美妙之处在于，如果您需要，它可以随时进一步细分和组织。 所以一个主要客户可以在“客户端文件”部分有一个标有她的名字的文件系统分隔符，以便查找与她有关的文档更容易。
然后，在这个例子中，文件系统上的标签会读取“B”，“C”，“客户端文件”，“D”......查看归档变得容易多少？
另一个提交提示，以加快您的文件：不要忘记自定义字母表。 而不是只有一个“M”部分，也要标注一个“Mc”。
保持你的“第一”文件系统接近和方便
关于使用两阶段档案系统的另一个好处就是，如上所述，让档案系统的第一阶段（每月文件夹）在物理上靠近您的工作区变得更容易。 如果你有密切，有组织的地方提交文件，你会更愿意立即提交文件，而不是让他们堆积如山。
因此，请将您的最新，当前和下个月的每月文件夹放在托盘中，或使用六角手风琴文件并将其放在工作区内。 大部分申请系统（我们称之为“主要”申请系统）可以跨越整个房间，甚至完全在不同的房间中，但为了节省时间 ，您不必得到做你的第一阶段申报。
如何制作趣味
我迄今为止提供的提示技巧应该可以帮助您减少花费时间并防止大脑冻结。 但是如何让你的时间更有趣？
事实上，我在这里提出的唯一策略是彻底贿赂，如果我申请了一定的时间，就用自己的cookie来奖励自己。 这会起作用，但如果你有很多文件要做，可能会导致大量的英镑。
或者，您可以采取更具艺术性的方法，对文件夹使用各种不同的颜色，并使用不寻常的字体或书法作为标签。 无论这是否使你的申请更有趣，它肯定会使它更具吸引力。
谁知道？ 也许仅仅是因为你的申请如此有组织以至于它如此有组织将会让它变得更有趣。