掌握你的档案系统！
花时间组织你的档案系统是至关重要的。 尽管每个人都希望拥有一个无纸化办公室 ，但事实上许多小型企业仍然需要存储纸质文件，如发票 ， 收据等，并且能够在需要时方便地检索它们。
正确提交收据尤为重要; 一个不存在或杂乱的文件系统可以在所得税时间加上几天的额外努力，因为你不想错过因遗失收据而产生的税收减免 。
如果您的企业需要接受审核，并且您无法提供所需的文件以支持您的开支，那么您的申请很可能会被拒绝，并且您的纳税申报表会重新进行评估 。
作为一名小企业主 ，您需要能够迅速轻松地在您的办公桌上工作 。 虽然建立纸质文件归档系统听起来很困难，但通过一些归档技巧和窍门，这项任务可以变得相对容易。
如何组织您的档案系统
（1）坐在办公桌前几分钟，找出你本能地寻找东西的地方。
我的工作站右侧有一个抽屉。 当我第一次建立我的档案系统时，我什么也没有。 当我寻找笔，回形针或订书机时，尽管我知道它是空的，但它仍然是我看的第一个地方。 自然，我把笔，回形针和订书机放在那个抽屉里。 对我而言，这是这些物品的自然之家。
每个人都会以不同的方式处理这个问题，对一个人有用的东西可能不适合另一个人。 花几分钟的时间坐在您的主要工作空间，找到设备，用品和文件。 这将帮助您建立为您个人归档这些项目的理想场所。
（2）现在你知道你自然会在哪里寻找信息，你必须确定一个字母，数字或主题归档系统是否最适合你。
你将如何将你的文书工作组织到申请类别（即费用，财务， 市场营销 ）？
你如何找到营业费用相关的文书工作，如银行对账单，水电费账单，办公费用收据， 车辆里程记录等？ 客户信息如何 - 您是否根据客户名称搜索东西？ 通过参考号？ 这是一个关键的步骤，因为它将决定你如何布置你的文件系统。 一旦你确定了你将使用的类别，决定是否需要进一步创建子类别。 在为你的文件系统购买任何东西之前，先做这件事。
（3）接下来，粗略确定您的存储需求。
你有每天访问的大量文件吗？ 你每周只能访问你的文件吗？ 答案将决定您是否需要桌面文件夹，靠近办公桌的两个抽屉文件柜或整个房间的四个抽屉横向文件柜。
谨慎选择。 在查看文件柜时允许增长 - 购买一些东西以容纳您认为现在拥有的文件的两倍。 这将限制您不得不求助和重新组织您的文件系统的次数。
（4）为了清晰和易于访问，投资于良好的标签制度。
能够阅读文件标签听起来很明显，但标签的清晰度会为您节省比您想象的更多的备案时间 。
大多数制作标签的公司都提供与最流行的文字处理软件集成的模板。 您可能想要考虑一个小型标签制作系统 ，现在也可以打印出各个邮件标签。 执行双重任务的项目通常是明智的投资。
（5）现在您已准备好购买文件夹。
最好的投资是购买彩色悬挂文件夹（确保包含塑料标签标签）和普通马尼拉文件夹。 有色悬挂文件夹最好有两个原因：
- 他们很容易获得
- 他们可以很容易地识别类别
例如，如果您将所有客户端文件放在黄色文件夹中，蓝色文件夹中的财务信息以及与红色文件夹中的营销相关的任何内容都可以轻松查看您应该在哪里搜索特定文件。
简单是最好的
KISS原则适用于建立易于使用且易于增长的文件系统。 保持简单甜心！ 广泛的主题类别将允许您随着增长轻松添加新文件，并且无需定期升级或重新组织您的文件系统。
保持简单还可以使您的纸张和数字文件作为整个文档管理系统的一部分更容易。
尽可能无纸化
如果您尝试将您的业务变成绿色 ，并转移到“无纸化办公室”，您可以扫描费用收据并将其与其他数字化会计信息一起存储。 一些较新的基于云计算的 会计软件应用程序通过让移动应用程序使您能够手动记录费用收据并实时记录它（请参阅加拿大小型企业的最佳会计软件 ）来帮助实现这一目标。
请记住，纸质版或费用收据的数字图像通常可以被加拿大税务局（CRA）接受，只要它们清晰易读。 如果没有，CRA可能会要求在审核或常规文件请求期间看到原始纸质文件，因此原件应始终保留规定的时间。 （请参阅我需要多久才能保留我的业务记录？以获取更多信息。）