数字文件的文件管理技巧
除了在桌面，笔记本电脑或移动设备上本地存储文档之外，越来越多的企业正在将云用于基本业务应用程序和文件存储。 （请参阅为什么云计算适合小型企业和云计算的五大缺点。 ）
存储问题进一步复杂化是许多企业需要在员工之间共享文档。
在办公室内，通常通过使用文件服务器或网络附加存储设备（NAS）来完成。 如果需要共享移动访问，则可以将文档存储在云中并通过分配访问权限进行共享。 所有这些的结果都可能是文件管理的噩梦，其中一些人的文件存储在云中，一些文件在本地，甚至单个文件只存储在一个地方或另一个地方。
组织是电子文件管理的关键
无论文件存储在哪里，重要的是保持文件的有序和最新。 电子文件管理的目标是确保您可以找到您要查找的内容，即使您在创建之后的几年中仍在寻找它。
大多数商务人士在某个时间或者另一个时间处于有客户呼叫的尴尬境地，并且无法快速找到相关的发票或其他重要的客户文件。
同样令人讨厌的是，在年底时试图找到与会计师公司账户有关的文件，甚至是税务人员 。
在共享环境中正确组织数字文档尤为重要 - 如果您的某位员工缺席（临时或永久！），您应该能够轻松找到由该人创建或管理的任何文档。
（请注意，不满意的离职员工可能会丢失数据问题是保护业务数据的另一个理由，请参阅业务数据保护规则6 ）。
这些文件管理技巧将帮助您保持文件的可访问性：
1.使用程序文件的默认安装文件夹。
安装应用程序时使用默认的文件位置。 在Windows下，按照惯例，应用程序文件位于（Drive Letter：） - > Program Files目录下。 在别处安装应用程序是令人困惑和不必要
2.一个地方的所有文件。
将所有文档放在一个“根”文件夹下。 对于Windows环境中的单个用户，默认位置是My Documents文件夹。
在文件共享环境中尝试做同样的事情。 创建单个根文件夹（例如，称为“共享文档”），并将所有文档存储在根文件夹内的子文件夹中。 为所有电子文档提供单一位置，使查找和运行备份和存档变得更加容易。
3.在逻辑层次结构中创建文件夹。
可以这么说，这些是您计算机档案柜的抽屉。 使用通俗的语言来命名您的文件夹; 你不想在将来查看这个文件夹列表，并想知道“TFK”或你发明的任何其他有趣的缩写意味着什么。
4.在文件夹内嵌入文件夹。
根据需要在这些主文件夹中创建其他文件夹。 例如，名为“ 发票 ”的文件夹可能包含名为“2018”，“2017”和“2016”的文件夹。 为客户命名的文件夹可能包含文件夹“客户数据”和“信函”。 目标是让文件夹中的每个文件都有列出的一堆孤儿文件。
但是，不要创建复杂的，深层次的文件夹结构。 尽可能使用描述性文件名。
5.遵循文件命名约定。
某些操作系统（如Unix）不允许在文件或文件夹名称中使用空格，所以如果您的计算环境混杂在一起，请避免使用这些空格。 而是使用下划线作为分隔符（例如Doe_John_Proposal.doc。）其他字符，例如/？ <> \：* | “^也被禁止在Windows下的文件或文件夹名称中。
使用描述性文件名称以便于识别和检索，但不要过度使用 - 文件/路径名称的长度限制会因操作系统而异。 在Windows下，文件的最大完整路径长度（例如驱动器号+文件夹名称+文件名）为260个字符。 尽可能使用常见的缩写，例如Jan for January或Corp for Corporation。
6.具体。
如果可能的话，给电子文件提供逻辑的，特定的名称并在文件名中包含日期 命名文件时的目标是能够告诉文件的内容，而不必打开它并查看。 所以如果文件是给客户的一封信提醒他付款已过期，请将其称为“overdue_20180115”; 而不是像“信”那样的东西。 如果不打开它，你怎么知道这封信是谁的？
如果您通过电子邮件或便携式设备共享文件，则可能希望文件名包含更多特定信息，因为文件夹信息不会包含在共享文件中。 例如，如果您的文档位于“我的文档\发票\ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc”中，并且文件被共享或通过电子邮件发送，则所有收件人都将看到的是Doe_John_20170416.doc，并且可能无法辨别该文件是否为客户没有打开它的发票。
7.随你走。
提交文档的最佳时间是您首次创建文档的时间。 因此，习惯使用“另存为”对话框来归档文件并命名，首先将它放在正确的位置。
8.为了您的方便，请订购您的文件。
如果您使用的文件夹或文件很多，请使用！命令将它们重命名为文件列表顶部。 或者在文件名称的开始处显示一个AA。
9.定期剔除你的文件。
有时候，上面的名为“发票”的文件夹的例子很明显。 如果不是，请清理旧文件以保持文件夹清洁。
除非您完全确定您再也不需要该文件，否则不要删除与商业相关的文件。 相反，在您的根文件夹下的主要文件夹集合中，创建一个名为“旧”或“非活动”的文件夹，并在遇到旧文件时移动它们。
（您需要多长时间才能保存CRA或IRS的业务记录？解释您必须保留业务记录以满足您的纳税义务的时间。）
10.定期备份你的文件。
无论您是将文件复制到另一个驱动器还是磁带上，设置并遵循定期备份方案都很重要。 请参阅成功备份系统的三个步骤 。
良好的文件管理让你找到你想要的简单
管理电子文档应该是企业整体文档管理策略的一部分。 正确的文档管理计划应包括处理文档的所有方面，包括存储，检索，备份和安全。
搜索功能是一件美妙的事情，但它永远不会直接匹配文件夹或文件。 如果你始终如一地遵循这些文件管理技巧，即使你不知道某个地方在哪里，你也知道它应该在哪里 - 在找到你想要的东西方面有很大的优势。 良好的文件管理做法可以节省 您的业务时间和金钱 。