按顺序获取捐助文件
你什么时候知道什么时候到来,然后你做什么? 当我要求他们完成这句话时,几位非营利性专业人员给出了这些答案:“我知道是时候......以获得新的捐助者管理系统了。”
- 我们所拥有的不能以我们需要的方式报告数据。
- 狗吃了我的索引卡。
- 我想了解我的捐助者的情况,并花费了大量的时间来找到答案。
- 最后一个“系统”留在他们的头上。
- 唯一知道如何使用系统(旧的Access数据库)的人退休了。
- 志愿者的电脑坠毁,我们失去了一切。
这些理由是否适合您的非营利组织?
然而,决定你需要一个新系统是一个简单的部分。 世界上存在一个关于竞争系统的混淆信息,并没有简单的方法将它们放在一起。
我转向非营利技术的“消费者报告”寻找答案。 Idealware是一个非营利组织,通过执行无偏见的研究,然后将其转化为易于理解的报告,文章和培训,帮助其他非营利组织做出明智的软件决策。
Andrea Berry,Idealware公司的合作关系和学习总监,提出了这些选择新捐助者管理系统的步骤。
弄清楚你是否真的需要一个新的系统。
贝瑞说,首先评估你为什么不喜欢你的系统。 这个问题可能不是你想象的那样,切换软件并不容易。 这需要时间,精力和金钱。
贝瑞说:“那里没有银弹系统,所以确保你现在的系统真的不够用。
例如,您可能只需要了解更多关于您所拥有的系统,而不是完全转换到全新的系统。“
花时间来确定问题究竟是什么。 它可能是下列之一吗?
- 你需要更多的培训。 也许你当前的系统具有你不了解或不知道如何使用的功能。 询问您的供应商是否有可以访问的培训选项,如视频或在线资源。
- 你需要更多的支持。 您当前的系统有哪些支持选项? 有没有可用且经济实惠的支持? 供应商是否了解您的问题并尝试提供帮助,或者他们是否与您谈话? 他们是否有针对您的特定问题的解决方案?
- 你不明白你当前系统的所有功能。 你真的知道它不会做你想做的吗? 有没有可用的文件? 一些供应商正在努力提供更多的帮助,例如视频,可以提问的论坛以及为非技术人员编写的文献。
- 你的系统太弱或太强大。 根据您的流程和预算确定系统规模是关键的一步。
- 你的系统太贵了。 您是否支付比您需要的更多功能? 贝瑞说:“在与供应商谈话时,请记住这是一种销售......其本质就是'向上销售'。 了解你的需求将有助于你不会被'闪亮的物体综合征'分散注意力。“
- 您的系统已过期。 也许你的系统缺少新功能。 请记住,它应该定期自动更新,或由您自己或您的供应商进行更新。 只要意识到你的系统如何保持更新。
- 供应商不再支持您的系统。 贝瑞表示,这种情况并不常见,但确实发生了,特别是如果一个较小的供应商被一个较大的供应商购买。
Idealware提供了一本工作手册,“低成本捐赠者管理系统的消费者指南”,可帮助指导您完成此自我评估流程。
确定一个利益相关者团队。
所以你决定切换。 下一步是什么?
贝瑞说:“我们一直看到的是发展总监决定建立一个新系统,但没有咨询营销部门,执行总监或志愿者协调员 ,他们都将使用该系统。”
咨询将要使用该系统的每个人是一个好主意。 当你头脑风暴你需要的功能,让每个人都有发言权。 确保每个将使用系统或受系统影响的人都有代表。 主要礼品部门中的某个人应该像应该负责筹款工作的个人一样在场。
了解您当前的流程。
详细列出您的筹款流程,将其标准化,并评估您对数据库所做的一切。 询问你的组织:
- 为什么我们这样做?
- 我们必须继续这样做吗?
Berry说:“标准化为您提供选择系统的灵活性......较便宜的系统不能提供很大的灵活性,因此越少的”怪异“越好,寻找现场最佳实践并避免独特的过程。”
在投资前消除冗余。 例如,您输入地址多少次? 不要背离多年来激增的古怪手段,而是专注于你的组织目前需要的东西。
例如,您需要为电话号码输入设置标准。 你会记录数字(555)555-5555或555-555-5555? 这些都是需要考虑的重要细节。
优先考虑你希望的功能列表 。
让大家一起使用系统或谁将从中获得报告。 头脑风暴你可能想要的一切,然后排列这些功能。 确定你绝对需要什么,没有它,系统是无用的。 首先做到这一点将使你不会陷入可能破坏预算的复杂程度。
贝瑞建议创建一个三层列表:
- 你需要什么或者系统是无用的?
- 有什么好,但不是交易破坏者?
- 如果金钱没有选择,你会想要什么?
流行的功能通常包括:
- 捐助者参与跟踪
- 自定义字段和说明
- 捐赠者种植
- 调度功能
- 关于流行趋势的报告
- 会员管理
奖金:查看莎莎的CRM指南,为您的组织确定正确的功能。
做你的研究。
使用Idealware。 他们已经为你做了必要的研究。 Idealware的报告缩小了领域范围,挑选了专用捐赠管理系统的系统,然后拔出了前十名系统并提供了功能列表。
查看“低成本捐赠者管理系统消费者指南”。
使用这份报告,请列出三到四个可行的系统。
安排供应商演示。
有些供应商会来找你,或者你可以去找他们。 但是许多演示在网络共享工具的帮助下在线播出。 有时甚至可以下载试用版。
一定要使用真实的例子来看看每个系统如何满足您的需求。 伟大的帮助是Idealware的六个导航供应商演示技巧。
根据您的愿望清单对系统进行排序 - 花俏vs.核心需求,高成本与经济实惠 - 并为您选择合适的系统。
您可以在线购买新系统的信用卡,但更大的系统可能需要处理和签署合同。
Berry说:“有时你可以立即开始使用你的新系统,而其他系统需要定制。DonorPerfect Online在开始之前定制系统是众所周知的,而其他系统,比如GiftWorks,可以很容易地使用 - 一些系统需要一个顾问来建立。“
请记住,您将使用您的CRM来最大限度地改善捐赠者关系,但您甚至可以使用它来改善您的筹款策略。
Dan Quirk是Salsa Labs的营销经理,Salsa Labs是为发展为重点的非营利组织的首要筹款软件公司。 Dan的营销专注于内容创建,转换 优化 和现代营销技术,帮助他指导非盈利性开发团队开展数字筹款最佳实践。