不要忽视这个事件成功的宝贵工具
无论您是刚开始参加活动策划业务，还是经验丰富的活动策划者，您都有机会熟悉活动策划清单，或者至少在活动策划课程或行业聚会中听到过参考。 这是有原因的。 活动策划清单是策划者最好的朋友，是成功管理活动的宝贵工具。
注意：事件计划清单也称为回退计划或关键路径。
活动策划是关于计划的。 即使最有创意的事件想法如果没有很好的计划和执行，也会失败。 这里是一个活动清单的来源。当你计划一个成功的活动时，你可以随时随地掌握无数的责任和各种细节。 当管理多个事件时，它特别有用。 忘记一个小任务或在一个最后期限后落后可能会导致多米诺骨牌效应：您的事件中其他看起来不相关的方面可能会开始逐一崩溃。
所以，不要依赖你的记忆，粘滞便笺或涂鸦，以保持你的活动策划业务顺利进行。 学习制定一个有效的活动计划清单，它很快就会成为你的新朋友。
在你开始之前
要开始，请清理您的日程安排中的一些时间，以关注您计划的活动。
接下来，清理你的想法。 认真。 不要看电话或回复电子邮件。 你需要从头到尾设想这个事件而不会中断或分心，这样你才能有效地规划出所有必须完成的任务。
做好准备
考虑您计划的活动并记下所有确认的细节：客户名称和联系信息，活动日期，地点，参加人数等。
拿出一个日历，并用粗体字标记日历上的事件日期。 收集其他相关材料 - 场地照片，联系餐饮者名单 - 这是本次活动的一部分。
倒退
开始编写活动计划清单的方法是反向工作。
客人可以体验一次为期一天或多日的聚会，同时发生一切事情。 就像舞台上出现的现场表演一样，执行得很漂亮。 活动策划者将活动视为一系列较小的活动，这些活动如拼图般拼凑在一起，最终形成高潮。 所以，作为规划者，我们从一开始就开始。 在发生实际事件之前有几个星期或几个月。
从开始就开始
在决定从哪里开始编写活动计划清单时，请考虑为活动奠定坚实的基础。 在选择配色方案和订购鲜花之前，您必须解决基本问题。 从签署合同到谈判房间，无论大小，一切都需要写在您的清单上。 关键是首先处理任何可以提前完成的任务，以便在日程安排中留出更多时间来处理在事件日期附近发生的待办事项。
活动策划人员清单中包含的项目示例如下：
- 签订合同（与客户，场地，供应商等）。
- 确认会场的日期和时间
- 雇用娱乐（乐队，演讲者等）
- 安全的酒店大楼
- 邮寄邀请
- 选择菜单
- 雇用等待员工
- 确认客人人数
- 浏览网站
- 确认房间设置
允许额外的时间
对于活动清单中的每个项目，都需要额外的时间。 如果实际邮寄邀请的日期是3月15日，请在名单上放置一个项目，邀请3月8日前一周的邮寄。 如果您的邀请出现问题，或者您因为其他原因而落后于计划，那么这会给您一些额外的时间。
在你的清单中包含提醒
在您的清单上写下“与餐饮商签订合同”是不够的，然后在完成时勾选此框。
您需要确保餐饮商已收到合同副本，并已将签名副本返还给您。 因此，对于添加到清单中的每件大件物品，都包含提醒。 例如，“跟进与餐饮服务商重新签订合同”。添加另一个，稍后提醒说“已收到签约餐饮服务合同”。 处理一项任务并不常见，并认为它完成后才能完成。