这里讨论的商务级电话系统适用于10人以上的办公室。
你需要什么功能
为您的业务带来价值并将您的业务与世界连接的功能将增加电话系统的总成本。
一个电话系统的销售人员会试图向你推销所有的花招(这是他们的工作),但你需要看看每个功能,并决定它是否会增加你的业务价值或节省你的钱。
基本功能
以下是商用电话系统中可用的一些更常见的功能。 每个品牌都有所不同,因此请向销售人员索取完整的选项列表。
自动助理通常通过向呼叫者提供路由呼叫的选项列表(例如,“按3与销售人员通话”)来代替接待员。 它也可以让来电者直接拨打派对的分机号码。
- 会议功能允许连接两个或更多的分机来共享对话。 通常,默认值是两个。 如果您需要两个以上,请询问参与者的最大人数。 有些系统只允许内部分机进行会议。 如果您需要外部电话会议,也可以询问一下。
- 自动号码簿允许呼叫者通过输入其姓名的前几个字母来查找员工的分机。
- 语音邮件允许将留言留给无法使用或打电话的员工。 某些系统可以将语音邮件转发给员工的电子邮件,并允许单独的第三方语音邮件设备与他们的设备进行连接。 根据定价,这可以为您节省资金。
- 呼叫保留是在用户参加其他事务时保持呼叫的能力。 通常包含在系统中。
- 呼叫转移使用户能够将所有呼叫转移到另一个分机或临时转接到语音邮件。
- 快速拨号会保存常用的电话号码,并允许用户使用一两个按钮进行拨号。 对于经常呼叫的号码,这是一个有用的时间保护程序。
- 重拨功能允许最后拨打的号码通过轻触按钮重拨。
- 寻呼允许用户通过公共广播系统发言以呼叫雇员或发布通知。
- 待机音乐可让您的来电者在待机时收听。 它可以是音乐或广告贵公司的预先录制的消息。
- 备用电源将在停电时提供10到60分钟的备用电源。
高级功能
高级功能会增加整个系统的成本,并会在系统的整个生命周期中增加持续的成本。 然而,这可以通过减少客户服务和节省时间的优势来抵消。
- 远程定位功能允许通过简单拨打内部分机来简单连接到非现场员工或小型远程办公室。
- 查找我/关注我允许用户按需将他们的电话转发给另一部电话,手机,家庭电话,秘书等。
- 计算机电话集成(CTI)允许电话系统与计算机系统进行交互。 例子包括用户点击屏幕上的电话号码并让电话系统自动拨打号码(减少错误的号码并节省时间); 或者在他们打电话时将客户的电话号码传递给计算机,以便在接电话之前拉起客户的账户并将其显示在员工的屏幕上。 这个选项非常昂贵。
系统应该有多大
您必须回答的下一个问题是您想要电话的位置。 以下列表标识了您希望找到电话分机的常用地点:
- 接待员
- 每个办公室
- 传真机
- 信用卡终端,数据端口
- 会议室
- 商店/仓库地板
- 公共区域(候车室,走廊,入口通道等)
接下来,您将必须确定同时拨打多少电话将会进入和离开办公室。 在任何特定时刻来电和去电的总数是您需要的线路(或中继线)的数量。
常见配置是3,8,12,16,24或48行。 较大的系统具有扩展插槽,因此您可以在以后添加更多行。 记住考虑未来的增长(25%并不少见)。 重要提示:如果您低估了这一点,如果所有线路都在使用中,呼叫者将会收到忙碌的信号。
寻找电话系统经销商
找到一个经销商并不难。 首先,您可以在网上搜索“电话设备和用品”,找到靠近您的经销商。
商业和办公技术贸易展也是很好的开始。 您不仅能够满足销售和支持人员,还可以尝试一个系统。
最后,最好的方法是问问周围。 询问你认识谁与办公室有业务往来的人。 您还可以评估设备的质量和提供的服务水平。
计算总成本
该系统的总成本将由以下部分组成:
- 基本单元/系统是控制整个电话基础设施的单元。 成本取决于您拥有的功能数量,可处理的电话机数量以及来自电话公司的线路数量。
手机/桌面套装是坐在桌子上或挂在墙上的装置。 他们有几种不同的风格,功能和价格。 价格可以从70美元到1,000美元不等。 示例包括:基本(最便宜),中级,行政/高端,接待员组(最昂贵)和会议表单位。 其他选项包括免提耳机和无线连接。 大多数手机都是专有的,只能使用该制造商的基本系统。 如果您要更换现有的电话系统,所有新手机(如果您更换品牌)的成本可能会升级到下一个更高型号,这是您拥有的唯一经济实惠的解决方案。
- 布线是组织的血管,不能被边缘化。 如果您正在建设办公室,请在您认为将来可能需要电话的任何区域安装额外的电线和插座。 如果您必须稍后返回并在天花板和墙壁上打孔,则成本只是成本的一小部分。 如果您将其安装在有现有接线的建筑物中,请在签署合同前让经销商检查接线的兼容性。
- 安装和初始配置将是该项目中最耗时的部分。 电话系统无法正常工作,很可能必须由经过培训的技术人员进行安装和初始配置。 为了尽快启动并运行,请确保它包含在合同中。 其他可以协商的选项是维护,未来修改以及培训员工。
作出最终决定
最后的决定权在你的肩上。 电话系统销售人员可能会很积极,但请记住,您是“客户”,并且您负责。 为了获得所需系统的最佳价格,向几家公司提供您的需求,并让他们对该项目进行投标。 确保您获得涵盖上述所有领域的详细提案。
您不会收回苹果对苹果的比较,因此请要求将功能的成本分开列出(或者如果将它们作为功能包列入,请详细列出)。 这将允许您确定是什么导致价格差异。 如果您仍不确定是否有明确的领导者,请在现有客户的网站上查看演示。 最后,比较提案并选择符合您需求的提案,并允许增长,最重要的是,您感觉最舒适。