自动化服务员的商务礼仪
编程和记录电话系统的自动话务员功能的最快速和最简单的方法是在文字处理程序上编写脚本。 选择一个人来录制脚本，声音友善，能说话而不会口吃或犹豫，并能清楚地发音和通知每个单词和名称。
自动话务员问候
脚本的第一部分将是问候语。 这是你的机会向你的呼叫者介绍你的公司，并口头欢迎他们进入你的公司。
自动话务员问候
- 首先感谢他们的电话或业务
- 请保持短暂的问候，以便每次打电话时都不会延迟回复主叫方
- 如果你有他们，请使用你的口号，公司口号和网站名称，或两者都使用。
自动话务员问候不应该
- 不要用超过两三句话来迎接你的来电者
- 如果您的网站没有任何有价值的东西提供给您的客户，请不要宣传您的网站
- 不要为了填补问候而制作标语或口号 。
自动话务员选项
自动助理最重要的部分是提供您的呼叫者必须选择的选项，以便与他们需要交谈的人联系。 有两种类型的呼叫者：（1）不熟悉贵公司并需要指导的人;（2）确切知道他们需要与谁交谈并知道其分机的来电者。
自动话务员选项做的
- 使用普遍接受的选项。 例如，“接待员按零”，“按井号键返回到上一个菜单”。
- 如果他们已经知道，请尽快告诉您的来电者，如果他们可以拨打他们派对的分机号码。
- 如果您的菜单选项最近发生了变化，请让您的来电者知道。 三周后删除此通知。
- 请首先使用最常用的选项。
- 在给出选项编号之前给出选项说明。 例如，“对于客户支持，请按'5'。”
- 请检查您系统的文件是否有保留的菜单选项编号。 （例如，所有扩展名以数字“8”开头，因此“8”不能用作菜单选项）。
自动话务员选项不可用
- 不要在提出每个选项前说“请”（例如，“请按1 ... ...请按2 ... ...请按3 ...”等）
- 一次不要提供六个以上的选项。 如果您有六个以上的选项，请创建一个多层菜单结构。 例如，“对于销售和服务选项，按5”。
- 不要以为每个人都有一个按键式电话。 如果在问候语结束后三秒内没有选择菜单选项，请将来电者连接到接待员。
自动话务员脚本示例
- 感谢您致电运营技术公司，其中“技术和业务汇聚在一起”。 如果你知道你的派对的分机，你可以随时拨打。 否则，请从以下选项中选择一项。 对于客户服务，请按'1'。 对于技术支持，请按'2'。 在我们的正常工作时间，按'3'。 对于会计，请按'4'。 对于采购，请按'5'。 要找到您附近的位置，请按'6'。 否则，请按'0'给接待员或留在线上，有人会尽快给你提供帮助。
- 欢迎来到运营技术公司。 要查看您的帐户状态，请访问我们的网站。 如果您知道该人的分机，您可以随时拨打该分机。 对于公司目录，请按'1'。 如果您知道该人的分机，您可以随时拨打该分机。 对于公司目录，请按'1'。 对于技术支持，请按'2'。 对于客户服务，请按'3'。 对于销售和市场营销，请按'4'。 如果您想与接待员交谈，请按'0'或留在线上，我们的一位友好的工作人员将为您提供帮助。 感谢您致电运营技术公司，其中“技术和业务汇聚在一起”。
下班后，周末及假期关机自动话务员问候语
如果您的业务在特定时间或周末结束后没有人接听或协助您的呼叫者，请创建一个非工作时间自动接听问候语。 告诉你的主叫方，业务关闭，并要求他们在最后回电。 此外，请包括您的正常工作时间。
示例自动化服务员的工作时间/周末脚本
- 感谢您致电运营技术公司。 我们目前关闭。 我们的开放时间为周一至周五上午9点至晚上10点，中央标准时间周六上午10点至中午。 如果你知道你的派对的分机，你可以随时拨打。 否则，请在正常营业时间内致电我们，以便我们为您提供帮助。 感谢您致电运营技术公司，其中“技术和业务汇聚在一起”。 再见。
- 感谢您致电运营技术公司。 我们目前关闭。 如果这是紧急情况，请拨打我们的电话585-555-1234。 如果你知道你的派对的分机，你可以随时拨打。 如果您有我们的账户，您可以每周7天，每天24小时在www.operationstech.about.com上查看您的身份。 我们的正常营业时间为星期一至星期五上午9点至下午5点，以及中部标准时间星期六上午10点至中午。 否则，请在正常营业时间内致电我们，以便我们为您提供帮助。 感谢您致电运营技术公司，其中“技术和业务汇聚在一起”。 要重复此消息，请按井号键。 {3秒暂停}再见。
季节性自动服务员问候
为了宣传贵公司的季节性特别服务，或仅向所有呼叫者提供特殊的季节性问候，您可能需要在有限的时间内为您的自动服务员问候语加上前缀。 只有在反映贵公司精神的情况下才能谨慎使用。 例如，一个季节性的节日问候，祝愿您的来电者在新的一年充满欢乐和繁荣，这对收款机构来说并不合适。
- 您已到达运营技术公司。 从“我们的家庭”到“您的家人”，我们想祝您有个愉快的假期和成功的新年。 如果你知道你的派对的分机，你可以......
- 感谢您致电运营技术公司。 询问您的客户服务代表我们7月4日的所有更换服务折扣。 如果你知道你的派对的分机，你可以......
排练和测试
在录制自动服务人员脚本之前，请让您选择的人阅读，并在您面前多次排练。 用它来微调发音和通知。 录制新的问候语后，立即致电您的电话系统检查记录是否有错误，并确保所有选项均按预期工作。