在商业中使用电子邮件的注意事项
电子邮件变得如此受欢迎，在某些情况下，人们比电话更频繁地使用电子邮件。 由于书面文字很容易被误解，理解正确的电子邮件礼节在商业环境中至关重要。
不幸的是，许多人不明白如何使用电子邮件来获得他们的优势，并且它可以带给企业的好处往往被忽略。 以下商业电子邮件礼仪规则可以帮助您的员工撰写高效且有效的电子邮件。
01 - 只发送清晰简洁的电子邮件
02 - 始终使用有意义的主题行
切勿将电子邮件的主题行留空。 空白主题行可能会将您的电子邮件标记为垃圾邮件，并且它永远不会到达目的地。 包含空白主题的电子邮件通常也会被忽略，特别是如果预定收件人通常在任何特定日期收到许多电子邮件。 始终使用充分反映电子邮件内容的主题行。 它将帮助收件人更有效地整理电子邮件，并鼓励更快速地回复您的电子邮件。
03 - 避免格式过分的电子邮件
以专业格式发送电子邮件。 避免五彩的字体和图片的背景。 这些饰物可能会分散读者的注意力，或使消息难以阅读。 您添加的任何背景图片可能会膨胀您的电子邮件的文件大小。 这可能会强制收件人连接速度慢，等待您的邮件下载很长时间。您添加的背景图片可能会膨胀您的电子邮件的文件大小。 这可能会迫使接收缓慢的收件人等待您的邮件下载很长时间。
如果您的公司坚持使用特定的电子邮件信箱来展示一致的外观和感觉，请充分利用它。 公司徽标和签名行可以将专业图像投射到您的电子邮件中。
04 - 及时发送回复
不要让人们等待及时回复他们的电子邮件。 及时以清晰，简明的信息作出回应。 如果您需要更多时间来研究答案或收集更多信息，请告诉您的电子邮件发件人何时可以得到答复。
05 - 使用外出回复工具
如果您打算离开办公室并且无法阅读您的电子邮件，请使用电子邮件系统的外出工具自动响应试图与您联系的任何人。 确保您的自动回复让发件人知道他们何时可以收到回复。
06 - 不要用高优先级的标志来诅咒狼
大多数电子邮件系统允许您将电子邮件标记为“高优先级”或“快速”。 不要将此设为您的默认电子邮件标志。 谨慎使用它，否则您的收件人将忽略优先级标志。 当你最终发送一封真正重要的电子邮件时，它不会得到应有的重视。
07 - 考虑是否“全部回复”是必要的
不要为每个有多个发件人或收件人的电子邮件本能地单击“全部回复”按钮。 考虑这个问题并决定谁需要阅读你的回复。 不断地对每个人做出不必要的回应会迅速为你赢得“商业垃圾邮件制造者”的声誉，人们可能会开始忽略你的电子邮件。
08 - 单独的商业和个人电子邮件帐户
除非是紧急情况，否则绝不要将您的公司电子邮件用于个人信件。 即使你拥有自己的业务，拥有两个独立的电子邮件帐户也是一个好主意。 它将允许您优先处理您的电子邮件，并将无关的个人消息保留在业务网络之外。
09 - 使用专业电子邮件帐户名称
使用自己的名字作为任何公司电子邮件地址的一部分。 例如james.bucki@example.com或jbucki@example.com。 避免昵称，句柄，绰号或模糊的引用。 例如，请勿使用soccer.mom@example.com或baseball.nut@example.com。
10 - 电子邮件是最适合此回应的吗？
不要使用电子邮件作为唯一的沟通工具。 并非所有的邮件都适合电子邮件，并且有时候短时间电话或简短的办公室访问可能是传达信息的更有效的方式。 通过电话会议或交谈可以在交互中引入人的元素，当你试图解释某些事情时，或者你想说服某人采取行动时，这可能会产生重大影响。
11 - 敏感和方便
切勿使用电子邮件终止关系或合同。 在专业商务信函中，始终包含一个签名行，提供替代方式与您联系。 例如，您可能包括您的办公室，传真和手机号码以及您的办公室邮寄地址。
12 - 避免邮件大量附件
你永远不知道你的收件人将如何或在哪里访问他们的电子邮件。 移动设备可能会在要求用户确认下载之前开始下载文件。 它可能需要很长时间并消耗接收者必须支付的带宽。 将附件的总大小保持在50MB以下。
如果您必须发送大文件，请先与收件人联系，询问他们希望如何接收文件。 您还使用文件传输服务来发送文件。
13 - 在您发送该电子邮件之前进行思考
最后，花点时间考虑你在按下“发送”按钮之前所写的内容。 这是不应该通过电子邮件发送的东西吗？ 这是个人性质的，不适合使用公司的电子邮件系统？ 你生气的时候是否写过电子邮件，其中包括你可能后悔的段落？ 如果是这样，请按“删除”按钮。