看无纸化办公的利弊
以下是无纸化办公室的优缺点，帮助您决定是否无纸化是您小企业的明智之举。
无纸办公的优点
1.环保 - 据Daily Green报道 ，纸张占垃圾填埋场垃圾的25％，如果美国将办公用纸的使用量减少10％，则可防止排放160万吨温室气体。 这只是针对纸张而言的，并未考虑墨盒的生产和处理以及打印机使用的能源。 无纸化是一个环保意识的决定。
2.节约成本 - 就像无纸化办公环境有益于环境一样，小企业预算也有好处。 想想你每个月花在纸张，墨水，邮资和其他用品上的费用是多少，这些费用支持纸质办公室。 然后，考虑存储所有物理耗材和实际文档所需的空间。 这可能会非常昂贵。 随着时间的推移，无纸化可能会为您的小型企业节省大量资金。
3.轻松访问 - 无纸化意味着您的所有重要文件都被数字化。 您可以将它们备份到云或通过远程桌面应用程序访问它们，从而使您可以从移动办公室或任何地方使用该功能，并保持高效。
4.文件组织 - 如果您曾经浪费时间在杂乱无章的文件柜或纸堆上拖曳时间以找到您要查找的内容，您就会知道纸质文档的繁琐管理方式。
当您创建无纸化办公室时，您将创建一个数字文件系统，该系统可以更轻松地进行组织，搜索和调整。 这使得查找文档的过程非常痛苦，就像进行搜索一样简单。
无纸办公室的缺点
1.系统故障 - 数字可能是快速访问，但也意味着快速丢失。 考虑一下如果您的系统崩溃，您的计算机上本地保存的所有业务文档会发生什么情况。 你可能会失去一切。 对于每个小型企业，尤其是那些无纸化的企业来说，建立一个备份和保护异地数据的系统非常重要。
2.安全性 - 数字文件不能通过文件柜或办公室门锁来保护，因此文件和敏感信息的安全性是无纸办公室的严重问题。 解决方案包括加密，本地服务器和受限访问，所有这些都有自己的成本和收益。 此外，重要的是要考虑一些企业的性质，并且每天处理材料的敏感度（想想你的会计师）根本不适合做无纸化处理。
3.改进流程 - 过渡到无纸办公室的一部分涉及审查所有当前的运营流程并找到适当的替代方案。
例如，您可能需要开始使用电子签名服务， 在线开票和支付服务以及其他替代物理文件需求的应用程序。 所有员工在进入新系统后也必须接受新系统的培训。
4.时间密集型 - 无纸化不是一夜之间的过程; 有很多因素需要考虑。 考虑到将纸质世界抛在后面的所有影响需要时间，并且需要一段时间才能实现支持无纸化的所有操作更改。
无纸化的决定因企业而异，对于每家公司来说，这当然不是一个普遍的决定。 做出决定无纸化的最重要的部分是做你的研究，以便你可以决定这些好处是否超过了挑战。
然后，创建一个系统化的流程，不仅可以为您提供无纸化的好处，还可以帮助您同时提高生产力。