组织起来涉及到的不仅仅是整理一堆纸张，还要清除桌面上杂乱无章的东西。 组织涉及为您业务的所有不同部分创建系统和程序; 这有可能帮助您提高生产力和盈利能力。 下面的想法包括了一些你可以在小企业中组织起来的最佳方式。 为了缓慢持续的改进，或者制定一个计划，在每年的每个月将新的组织流程纳入您的业务中。
01 - 控制论文和文件
现在您对所使用的文档类型有了更好的了解，现在可以创建或改进您的办公文件系统了。 Susan Ward提供了一个有用的指南来创建文档管理系统 ，该系统可以帮助您创建或优化您的纸张处理并组织它。
如果您决定开始走向无纸办公室（首先阅读这些优点和缺点 ），那么您可以开始使用在线开票和支付服务（如FreshBooks）扫描并数字化您的收据，转而使用DocuSign等数字签名程序，并使用云进行数据备份和归档。 如果您在一年中的活动中收集名片，最好还是投资一张名片扫描仪，以便您可以立即数字化联系信息并将纸卡丢弃。
02 - 使用正确的生产力工具
- 联系人管理。 从跟踪客户到记住在网络中遇到的人，每个小企业主都需要一个管理联系信息的系统。 您可以选择全面的客户关系管理（CRM）系统（如Salesforce），或者对于小规模管理，您可以设置现有的“联系人”应用程序以便为您的业务工作。
- 会议和沟通。 无论您是面对面地，通过电话或通过视频聊天服务进行会议，都有一种方法可以使此过程更有条理。 您可以使用像Do这样的服务来让您的会议更有条理 - 在之前，期间和之后。
- 会计和簿记。 使用Quickbooks Online，Xero和Wave等工具来组织和简化发票，付款和管理现金流。
- 旅行和费用跟踪。 您可以使用Expedia和TripAdvisor等应用程序来简化旅行计划。 然后，一旦上路，像Expensify这样的应用程序可帮助您跟踪费用，并在您组织得多时回到家中进行报告。
- 社交媒体管理。 我们都知道，如果您没有系统有组织地处理这些问题，可能会浪费多少时间在社交媒体上。 这就是为什么像Hootsuite和Buffer这样的工具对小企业主来说无价的原因。
- 电子邮件管理 如果您在小型企业中使用Gmail，则可以访问不少Google扩展程序，以便快速组织您的收件箱。 如果您使用的是其他电子邮件应用，请尝试SaneBox进行自动过滤，提醒等等。
- 项目管理。 一个好的项目管理应用程序将帮助您跟踪任务，共享文件和与团队成员在一个地方进行协作，它可以成为您可以用来组织工作的最佳工具之一。 尝试Basecamp或Asana来实现一体化项目管理解决方案。
生产力是一个非常个人化的过程，您需要的应用程序将专门针对您所做的工作以及您倾向于工作的方式。 花时间在您的流程中加入新工具之前，探索您的需求。 你可能不需要你想象的那么多。 要获得更多的生产力工具灵感，请阅读本文中的101个小型企业生产力应用程序，并探索这27个省时的应用程序
03 - 组织您的计算机
以下列出了您现在可以将计算机组织起来并恢复到工作状态的事情：
- 清理你的桌面。 有几种方法可以到达这里，这一切都取决于你的工作风格以及如何使用计算机。 除了垃圾箱外，您可以摆脱桌面上的所有内容（请记住，桌面上的应用程序图标只是快捷方式 - 所有实际应用程序通常都位于应用程序文件夹中）。 或者您可以为最常用的应用程序和文件添加一些快捷方式。 我倾向于选择第一种方式，尽可能精简，但通常使用我的桌面轻松访问我目前正在处理的文件。 然后，一旦我完成，我将他们移到他们的永久住所。
- 建立数字档案系统。 说到给你的文件一个永久的家，这是你创建一个完整的文件系统，让你可以在需要时找到你需要的文件。 本文档和文件夹组织指南提供了许多优秀的提示来帮助您开始使用。
- 更新软件。 如果您的计算机设置为自动安装应用程序和操作系统更新，那么很好。 如果这是一个手动过程，那么您应该至少每两个月检查一次更新，因为许多包含安全补丁。 然后，每年检查一次您正在使用的软件的当前版本，并确定是否需要升级。
- 扫描病毒和性能问题。 无论您拥有哪种类型的计算机，它们都可能会感染病毒或恶意软件（是的，甚至是Mac电脑！）。 如果您有一台基于Windows的计算机，PCWorld提供的这些PC维护提示将帮助您保持计算机的健康运行。
- 验证数据备份的完整性。 你正在备份你的数据，对吧？ 如果没有，请暂时跳过其他所有内容，然后先做这个。 您可以使用基于云的数据备份服务，如Carbonite，Backblaze或CrashPlan，或者您可以使用插入计算机的外部硬盘驱动器（我都可以）。 使用任一选项，配置服务或驱动器进行连续自动备份，因此您不必手动执行任何操作。 然后，每年一次或两次，进入备份服务或硬盘，并确保一切都在那里，如果需要将副本提交到本地计算机，则可以访问。
- 收拾邮箱。 许多小企业主与他们的电子邮件收件箱有着爱恨关系。 他们喜欢它是因为它是一种高效率和高效的沟通工具。 但他们讨厌它，因为它可能很快失去控制，造成不必要的压力 。 有些事情可以使您的收件箱保持一致，例如使用自动化，精简您每天收到的内容，以及限制您在一天中检查电子邮件的频率。 阅读这篇文章的电子邮件管理技巧 ，这将使您的收件箱一个强大的生产力工具，而不是一个主要的时间吸。
上面的提示可以帮助您立即让您的小企业更有条理，但请记住事情失控的速度有多快。 将这些活动与解决方案结合起来，每月几次对您的论文，生产力工具和计算机状态进行快速而轻松的审查，以便您可以保持有组织，并防止事情达到压倒性的无组织级别。