公司记录是指美国公司需要保留的记录，以表明其按照国内税务局和业务所在国法律（作为公司业务实体形成）的要求运作。
为什么公司记录是必要的？
需要公司记录来证明公司按照国税局的要求正常运作，以表明公司是一个独立的实体，并保持公司的盾牌不承担责任。
什么是公司记录簿？
一些公司有一个公司记录“书”，其中包括所有必需的文件。 在其他情况下，公司记录保存在网上或文件柜中。 记录应该在一个地方，如果国税局审核你的公司，这个记录应该是可用的。
您也可以将公司记录保存在“云中”，但这些记录可能包含机密信息和专有流程，因此请确保您的服务器安全。 加拿大小企业专家Susan Ward撰写了一篇关于文件管理的伟大文章，可以帮助您完成这个项目。
如何创建公司记录？ 谁保存公司记录？
公司记录由贵公司董事会生成。 董事会创建文件，如公司的公司章程和年度报告。 董事会还会在董事会会议期间创建和编辑诸如议案和会议记录等文件。
公司秘书通常被指定保留所有公司记录。 当然，所有记录都必须签名，并且采取的任何行动都必须有文件。 如果公司有股票股份，公司秘书（通常是这个人的办公室）跟踪股权记录。
公司秘书还在每次董事会会议上致电表示注意哪些董事会成员在场和缺席。
保留董事会决议记录
公司董事会批准整体政策和决议（决策），并且不参与日常的业务决策。 公司董事会最重要的活动之一是制定决议。 决议基本上是记录董事会决策的文件。 公司决议可以在很多方面做出，包括：
- 公司主要交易记录
- 合同的批准
- 销售或购买不动产（土地和建筑物）的记录
- 招聘或裁员大量员工
- 扩展到新市场或新地点
所有这些决定等都必须记录下来。
还应包括哪些其他记录？
- 您的公司章程和修改此文件的任何条款。 这些文章与您所在的州一起提交，但您仍需要原始文件和所有更改的副本。
- 公司章程 。 章程是董事会工作的指导原则。 章程包括公司人员职责 ，年度会议信息以及董事会如何制定政策和投票。
- 所有股东和董事会议的会议记录，包括年会
- 年度报告
- 用于跟踪股票交易和股权的股票登记簿。
- 公司业务和税务决议
- 招聘和任命决议
- 主任利益冲突解决方案
- 公司贷款决议
- 关于员工福利和退休计划的决议
- 股票股息决议
遵循国家法律组建董事会并保存记录
当你组建公司时，你需要检查你的状态，确保你遵循组织和运行你的公司的状态指导。 所有州都有管理公司的具体规定。 请咨询您所在州的国务卿或您的律师以获取更多信息。
返回公司启动清单