如何为小企业创建文档管理系统
对于许多企业而言，文档管理的重点在于组织和存储文档。 他们希望能够以有组织和安全的方式存储文档，以便轻松找到文档。
本文将向您展示如何创建一个完全符合这一点的文档管理系统。
如果您在任何搜索引擎中输入“文档管理”，就会得到很长的文档管理“解决方案”列表，其中许多软件或应用程序宣传拥有无纸化办公的优势。
但是，文档管理软件或应用程序旨在改善您的业务对电子文件的处理 。 问题在于许多小型企业不得不处理纸质和电子文件的旧式数据混合 - 而且在某些情况下，纸质数据的比例要大得多。
解决混合数据环境问题的一个办法是使用文档成像系统将所有业务的文档转换为电子文档。 但是这对许多小型企业来说太昂贵且耗时。
好消息是，您可以将文档管理系统的基础知识放在适当位置，而无需购买任何特殊软件或进行批量文档成像。
该系统不必很复杂; 你只需要投入一些时间来规划和实施它。
如何创建文档管理系统
建立文件管理系统涉及三个步骤;
- 制定文件管理计划，
- 实施文件管理计划，
- 并贯穿始终。
制定计划的第一步是回答这四个问题：
创建文档的规则是什么？
发票 ，付款提醒函，销售小册子，电子邮件， 资产负债表 ，电子表格，报告 - 所有业务部门在执行和跟踪业务过程中创建各种文件。 为了保持组织性，所有企业都需要建立创建文档的规则。
例如，您的一些标准商业文件是否有内部模板，例如信件和发票，以及它们位于哪里？
是否有需要遵循的内部风格指南？
新文件是否应注明日期和/或时间戳？
分享或审阅文件应遵循哪些程序？
对于一些小企业来说，重要的文件创建的唯一要点就是各种商业文件的模板所在的位置以及如何使用它们。 但是，如果您的业务中的文档创建涉及不同的人员协作，审阅或更新文档，则需要花一些时间来决定如何完成这些工作以确保效率和一致性。
我们将如何存储文件？
这个问题实际上有两个方面。
第一个涉及存储的物理方面。 即使您的小企业将文件存储在文件柜中，也存在与存储相关的成本; 而不仅仅是文件柜本身的成本，而是您和/或您的员工提交文件或检索文件的时间成本。 事实上，对于大多数小型企业而言，与存储相关的最大成本可能是人们在查找文档时浪费时间的代价。
存储文件的第二个方面是组织性的; 文件如何归档？ 提交文件的关键是遵循良好的文件管理做法。
你还需要知道你将如何存档文件。 你将如何处理已过时的文件或准备好移动到文档管理系统中的后台？
例如，每年年初，我会浏览计算机上的各种与工作相关的文件，清除那些不再使用的文件，并根据需要创建按年份和/或主题标记的新文件夹，并移动文件。
纸质文件也可以做到这一点; 从文件夹中删除旧（er）文档并标记并在标题中创建一个带有“Old”的新文档并不困难。 某些软件提供自动归档选项。 例如，Microsoft Outlook允许您存档旧电子邮件。
如何简化检索文档？
这个问题是文档管理系统的核心。 在施乐加拿大Leger Marketing进行的一项调查中，加拿大中小企业所有者和管理者平均说每年花费2,152美元管理和存储文件，每天约1小时搜索这些文件（globeandmail.com）。
好的归档方法再一次能够解决这个问题。 浏览本网站上的数据管理文章将帮助您入门。 例如，如果您执行的操作始终遵循严格的命名约定 ，则文档将更容易找到。
无论您是独立工作的独资经营者还是拥有员工的企业主，我建议您创建一个文件位置列表 ，它将提醒用户特定文件类型的位置以及在哪里查找特定文档。 如果您的业务与大多数情况类似，请记住包括文件是否在您的计算机系统，内部服务器， 云中 ，或者如果以文件形式存档在物理位置（如文件柜）中。 例如，假设您在我的公司中使用图片，视频甚至是照片。 您的文件位置列表中的条目可能是：
数字图像/视频：计算机（或服务器） - 在相应的主题文件夹中驱动E：/照片 - 文件
纸张照片：文件柜3 - 照片 - alpha的主题
共享网络或云端驱动器应按文件柜的内容进行标记，并应与文件柜抽屉相同。
我们如何保证我们的文件安全？
文件安全的第一道防线是物理保护商业场所 。 所有企业都需要安装安全系统，例如安装报警系统 - 甚至是家庭式企业 。
企业可能也需要或想要投资于其他安全设备，如窗户栏/烤架，安全摄像头和/或巡逻服务。 您可以花费所有时间创建密码和加密文件，以保护您的电子文件，但如果有人可以漫步并窃取您的计算机和随附的硬盘，则无关紧要。
所有文件柜应在上班时间后锁定并保持锁定状态（如果没有人靠近，午餐时间锁定）。
电子文档的一般安全程序涉及定期备份文档，并将文档备份保留在原始文档所在的同一硬盘以外的某个位置。 非现场最好是防止您的业务数据因自然灾害而消失 - 这也是云为业务提供理想选择的另一个原因。
与同事或员工共享同一台计算机网络的小型企业也可能希望限制某些用户的访问权限，以便他们只能使用或查看某些网络资源。 例如，您可能有一个名为“Accounting”的网络或云共享目录，其访问权限仅限于管理。即使允许用户访问某个资源（如应用程序），也可以对特定文档进行密码保护。 文档的内容也可以加密，使其只能被具有所需加密密钥的人访问。
员工盗窃是数据安全的另一个威胁。 带有员工的小企业应该对简历进行事实核查，并根据政策对员工进行背景调查。
实施您的文件管理系统
一旦通过回答上述问题创建了文档管理计划，就可以实施它，确保所有员工都知道企业文档管理系统的详细信息，并在创建，存储和检索文档时遵循适当的程序。
您还必须确保访问和使用组织内部文档的每个人都要遵循，并正确执行命名和存储文档等操作。 定期进行抽查以测试是否可以轻松找到特定文件并防止出现错误归档。
您可以在一天内建立一个文件管理系统，但随着时间的推移一致地实施它将是其成功的关键。 奖励是巨大的 - 能够在你想要的时候找到你想要找到的东西，并且安心。