如何关闭假日办公室

在假期前要做些什么

在休假前准备办公室需要谨慎准备。正确的信息传递将确保您的客户，供应商和员工可以围绕关闭计划，这意味着您不必在休息前后处理大量愤怒的投诉。这应该是一个无忧无虑的假期和当之无愧的休息。

下面是一个简单的步骤清单，从设置节假日消息到重置恒温器，这将使您的假期关闭顺利和盈利。

确保你至少提前两到四周通知贵公司的利益相关者。员工可以通过办公室日历系统，电子邮件通知，办公室周围的标志和张贴通知和提醒员工，并将其插入薪水支票中。不要忘记那些后续提醒; 并非每一条消息都能够通过第一次。

您可以通过您的网站通知客户，并在您的电话系统上发送自动话务员留言。

应通过电子邮件，电话或普通邮件通知供应商（特别是那些有重复发货计划的供应商）。

通知您的安全人员或安全服务您的即将到来的截止日期。确保您的安全提供商拥有更新的紧急联系人列表，其中包含您和您的关键员工的联系信息（包括电话号码）。即使在办公室关闭的情况下，他们也应该知道在发生安全问题时应该联系谁，并且在关机期间谁有权在大楼内工作。

在结束前的一周或两周，在您的电话系统上记录自动话务员问候语，以解释该办公室将长时间关闭。包括您将要关闭的日期以及您希望重新打开的日期。在你离开之前，记录第二个自动问候语，强调你什么时候回来，以及在适当情况下，如果你不在，呼叫者应该向谁提出任何疑问。

如果您提供紧急服务，例如加热和冷却，管道连接或其他基本客户服务，请务必告诉您的呼叫者如何在紧急情况下接通您的接听服务或手机。

通知您的接听服务的办公室将被关闭的日期，并更新您的联系人列表与将要打电话的员工的电话号码。确保他们知道在特定情况下联系谁。例如，您不希望顶级管理人员在出现交货问题时发出警报。

如果您的电话系统允许员工在办公桌上接听外部电话，请指示他们记录“关闭假期”信息或“不在办公室”的语音信箱问候语，以便打电话人给出关于关闭的重要细节。员工应该让呼叫者知道他们什么时候回到办公室，如果他们在办公室关闭时需要立即的帮助，该怎么办。在大多数情况下，您不希望员工提供个人联系信息。

通过在关机期间设置或重新编程办公自动调温器节约能源和金钱。您会惊讶于您可以累积的成本节约，这可能是一个很好的PR机会; 表明贵公司致力于保护资源。

您也可以通过关闭所有不必要的办公设备（包括台灯，复印机，打印机和电脑）来节省能源和金钱。

如果您有计算机和服务器，请确保备份周期在关机前后正常运行。通过安排您的场外备份提前取货，而不是等待业务重新开放，从而降低您的灾难风险。这是一个您希望在发生问题时有明确指示与谁联系的区域，因此请确保正确通知您的接听服务。

有些办公设备你不应该关闭，包括：

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