APEX倡议如何改变企业活动计划

在事件行业中推动标准化通信的原始推动力

企业活动和会议策划人员最常见的要求之一是标准化的活动策划软件,以协助行业专业人员之间的沟通和整体效率。 虽然整个行业尚未采用完全标准化和规定的系统或软件,但会议行业委员会(CIC)发起了一项举措,为全国的活动策划者,行业专业人员以及最终的活动规划软件开发人员提供了前所未有的方向,即所谓的APEX。

CIC的接受实践交流

APEX代表“Accepted Practices Exchange”,这是会议行业委员会(CIC)发起的一项倡议,旨在联合所有会议,会议和展览行业,制定和实施活动规划软件和其他工具的自愿标准。 尽管它是自愿性质的,但它在这个行业中是一个颠覆性的行业。

来自美国和加拿大60个城市的2500多位行业成员参加了实践讨论,自2001年以来,超过350名行业专业人士成为实践志愿者。通过合作,参与APEX的人员希望界定行业范围内的接受实践,这将定义事件规划软件和其他工具的标准。 这一举措最终演变为创建APEX活动规划工具,其中包括一系列活动策划人员的资源以及新的活动策划软件的持续开发。

APEX工具和资源

早在2001年,APEX计划就是制定活动规划工具标准的唯一行业范围和协调一致的举措。 最终,它导致了许多活动策划人员仍然以某种形式使用的工具,模板和最佳实践指南的开发。 所有这些资源仍然可以在线使用,或者可以通过PDF格式的Microsoft Word下载。

这些工具全部免费提供。

  1. 在线APEX行业词汇表
    这种交互式在线工具是整个会议和活动行业使用的术语,术语和首字母缩略词的综合参考。 它为确保术语的一致性提供了很好的资源,并且仍然被证明是新员工的有用培训工具。
  2. ESG(事件规范指南)模板
    活动策划人员曾使用术语“简历”来引用会议规范。 首字母缩略词ESG(代表事件规范指南)在APEX推出后用一个标准化工具取代了这一术语,用于准备和分享各种规模事件的完整说明和详细信息。
  3. APEX住房和注册
    这些被接受的做法是为收集,报告和检索会议,会议和其他活动的完整住房和登记数据而制定的。 它也被证明是处理住房问题的资源,例如住房提供者,互联网问题,国际住房和信息披露。
  4. PER(事件后报告)模板
    替换旧的“历史”报告,事后报告或PER仍然是事件和会议业界公认的格式,用于收集,存储和共享所有类型事件的准确和彻底的事件后报告数据(虽然新版本存在各种程序)。
  1. 申请提案(RFP)模板
    除了CIC与APEX代表和全球商务旅行协会(GBTA)一起发布的白皮书外,CIC还提供标准RFP格式,以满足各种不同RFP需求的核心信息和独特需求,包括:视听,目的地管理公司,服务承包商,单一设施,运输,功能计划和功能设置。 这些模板可以更容易地获取正确的信息,比较回应并做出明智的决策。

活动策划资源和软件

会议行业委员会APEX倡议的目标是从根本上改变专业人员在会议和活动行业中从活动策划者到供应商,供应商,承包商和其他活动服务专业人员的沟通方式。

在APEX之前,其标准化的指导方针,最佳实践以及最终的在线工具和资源,交流是行业专业人士面临的主要挑战。

自21世纪初以来,很多事情发生了变化。 虽然APEX和这些目标的想法早在1997年就开始了,而CIC主要侧重于2000-2004年的概念阶段,直到2004年和2005年才会启动。自APEX标准和工具发布以来,许多其他资源和事件规划软件已经开发出来,但没有权威人士否定CIC处方行业的实践标准。