为我的企业建立驾驶系统有哪些选择？
公司员工队伍日益流动，每天都有更多的员工为业务开展业务。
对于您的业务，您有两种选择 ：公司拥有的汽车的车队计划或针对开车的员工的报销计划。
对于需要为特定功能提供运输的雇主（如服务卡车，货车，运输车辆或其他设备要求的车辆）， 车队计划 （公司拥有的车辆）是一种吸引人的选择。 车队计划为您提供业务控制和监督，例如保险和车辆保养，以及选择公司认为重要的车辆功能的能力。 其中包括企业品牌推广，安全元素和远程信息处理等功能，以全天候洞察车辆的位置和驾驶状况。
为驾驶自己的汽车的员工提供报销方案 公司不需要为员工提供特种车辆或卡车，如销售和服务业务。
报销为工人提供了灵活性和选择性，需要较少的内部管理，并且不需要预付费用或资金流失。
决定使用哪个系统有什么重要意义？
无论模型 - 车队还是报销 - 您都需要正确地报销员工与车辆相关的商业用途，否则将面临后果，例如成本高昂的IRS审计，或者更糟糕的集体诉讼 。
对于车队计划，问问自己该计划的主要目的 - 作为员工福利（福利）或为您的企业提供运输需求。 如果您的主要目标是提供商业工具，它应该允许您通过恢复与员工个人使用车辆相关的成本来减少车队费用。
通过报销计划，您可以选择平车补贴，每英里美分计划或标准的IRS里程费率来补偿其工作人员。 但是，所有这三种选择都可能导致公司每年每名员工损失数千美元，因为他们没有准确计算每个司机的成本，例如天然气价格和驾驶里程数。
什么是FAVR，为什么它是里程报销的最佳选择？
FAVR是一个国税局的收入程序，用于免除因营业而出现的固定和可变成本的免税。 固定成本可能包括保险，许可证和注册费用，而可变成本包括燃料和维护。
FAVR是最准确的报销解决方案，因为它可以根据当地的成本和营业里程为每个移动员工提供定制报销，而这些费用可能会逐月变化。
但是，准确地记录所有固定成本和可变成本可能会很复杂，因此大多数雇主都不会使用它。
许多雇主选择更简单的平车补贴作为“一刀切”的办法（例如，每位员工每月500美元）。 但是这种方法没有考虑到没有两次出差都是一样的事实，所以没有两名雇员应该报销相同的金额。 美分每英里的计划报销更公平，但仍不准确。
为什么美国国税局的标准里程率不是最好的选择？
大多数公司使用IRS商务里程率来计算每个员工应该支付的金额。 但是国税局的税率并不是要求的偿还率，因为它是根据前一年经营车辆的全国平均成本计算的。
国税局利率是使用前几年数据的时间点平均值，而不是实际的报销比率。 员工在旅行中的花费可能比他们报销的要多，或者如果天然气价格下跌，他们可能会超额报销 - 而且他们的报酬没有调整，因为这是根据去年的数字计算的。
当涉及平车补贴与补偿时，大多数公司会出错？
平价汽车津贴在偿还生活在不同地点的员工时不公平。 例如，一名员工可能生活在一个地区，在该地区，天然气价格比另一个员工居住的下一个城镇的价格便宜12美分。 此外， 商务旅行的固定成本，例如汽车保险费和税收的价格，因地区而异。
其他驾驶成本也各不相同。 例如，各州的汽车保险费差别很大，从北卡罗来纳州夏洛特的825美元到密歇根州底特律的3,150美元。 同样价值21,000美元的轿车的税费在内华达州为249美元，但在罗得岛州可能高达1689美元。 每个州每年的维修费用也不相同，新泽西州平均为393美元，佛蒙特州只有270美元。 向住在不同地点的员工支付相同的统一费用完全忽略了这些差异。
由于汽车补贴被视为补偿，所以对缴纳FICA税 （雇主缴纳社会保险和医疗保险税）的雇主以及同时缴纳FICA和所得税的雇员也应纳税。 这意味着公司支付汽车津贴金额加上相关的FICA税收缴款，而员工将汽车津贴金额，所得税和FICA缴款减免。 在像FAVR这样的免税退税模式下，员工“回家”的确是雇主报销的金额。
公司在为个人使用车队车辆收取什么错误？
一些雇主允许其员工使用公司拥有的车队车辆作为个人驾驶使用的津贴。 但是，你会惊讶于有多少公司没有意识到这种个人使用对员工是应税的。 公司也没有一个很好的方法来计算每个司机应该为此应纳税利益收取的金额。
通常情况下，无论他们驾驶多少个人里程，组织都会收取一定数额的费用以涵盖所有司机的个人使用。 对于使用车队车辆的员工来说，这对于个人使用来说可能是一个巨大的金钱优势。 但是，驾驶车队严格用于商业用途并且在工作条件之外保留自己的私人车辆的员工可能被不公平地多收。
如果企业没有准确报销其员工会发生什么？
如果不准确地向员工报销与商业相关的驾驶费用，许多公司每年需要花费数千美元（按Motus计算，每名员工每年大约需要$ 3,000美元）。 然而，与集体诉讼的讼费相比，这并不算什么 。 近年来，工人们成功起诉了他们的雇主高达700万美元，以补偿不公平的报销行为。 在加利福尼亚州，这些诉讼迅速成为规则，而不是例外，因为加利福尼亚州劳动法第2802条特别严格。
加利福尼亚州的法规确保“雇主应当赔偿 [使他/她的雇员]免于因履行其职责而直接造成的所有必要支出或损失”。这通常被雇主解释为是有限的到工作中使用的设备或工具的成本，但现在越来越多地用于里程报销案例（Radio Shack and Toys“R”Us example）。
当涉及准确地收回员工个人使用这些车辆时，车队计划也带来了自己的一系列挑战。 公司车辆的个人使用必须有适当的文件记录 ，员工可以被收回以供个人使用。 报告不足的个人里程使公司面临成本高昂的国税局审计风险，并可能导致公司错过退款。
有什么资源可以帮助我的企业？
您的企业可以使用相同的技术来授权新的数字工作场所来跟踪他们的商务里程费用。 这里有些例子：
- 支持GPS的智能设备可收集和存储员工的商务旅行信息
- 移动应用程序来自动化员工里程追踪，并准确说明每位员工的确切业务，通勤和个人里程。
借助正确的移动应用程序和软件平台，您可以消除驱动程序的手动任务，以提高生产力，降低成本并确保IRS合规性 - 同时获得对驾驶行为和移动员工效率的深入了解。