审计或检查之前,期间和之后
- 地方当局进行火灾检查,建筑规范,健康和安全问题以及可能的美国残疾人法案(ADA)违规行为
- 国家机构 ,销售税,商业登记和就业问题
- 联邦机构,包括OSHA,ADA,工资和小时部门以及移民/海关(ICE)。
以下是可以审计或检查您的业务的州和联邦机构名单。
审计和检查的类型
- 有些代理机构需要在开业时检查您的业务。 这些通常是当地的企业,如卫生部门或建筑部门。
- 有些机构定期进行检查 。 当地消防和卫生检查员通常按照时间表进行轮换。
- 有些代理机构可以毫无理由地不经宣布而来到您的公司 。 OSHA是这些机构之一。
- 有些代理机构会回应员工,客户或其他人的投诉 。 移民检查员,ADA检查员和OSHA检查员对来自员工或客户的投诉做出回应。 IRS审计师或州薪资税审计师可能会回应独立承包商的投诉。
在审计或检查之前做好准备
花时间准备可能的审计或检查:
- 列出可能检查您特定业务的可能机构 。 包括可能因您的业务具体性质而显示的代理机构。 例如,食品为基础的企业可能有一个健康检查员。
- 了解您对每种检查类型的权利 。 你能否让检查员稍后回来,何时对你更方便? 你有没有陪审员或审核员的权利?
- 与你的律师一起坐下来,在这些审核和检查中讨论你的权利和责任。
- 为检查员或审计员出现时,为你和你的员工设定程序 ,并训练你的员工做什么。 将这些进程放在笔记本的某个地方可能是一个好主意。
- 确定检查员到达时应该通知谁 。 如果你不可用,你的员工应该怎么做? 下一个负责人是谁? 你的律师是否应该被通知,何时?
- 检查与此检查有关的业务记录 ,确保它们准确,完整并符合法律规定。 例如,联邦或州工资和小时检查员将希望看到时间表或其他计时记录。
在检查或审核过程中要做的第一件事:
要有礼貌,乐于助人。 你的态度应该是:“我们要服从底层,做正确的事情,帮助我们知道那是什么,如果有问题,我们想纠正它们。”
- 核实检查员的身份 ,并确保检查员有适当的文书工作,必要时还包括许可证。 假检查员有时会出现企图威胁雇主进行检查,然后支付罚款或处罚或购买合规工具包的情况。
- 然后, 制定你的计划。
- 拍摄照片,或保存检查或审核记录。 跟随督察或询问你是否可以参加审计。
- 不要自愿做任何事情 。 如果您被问到问题,请回答。 不要添加任何东西到您的答案。
- 在审计或检查结束时, 请求审查。 大多数检查人员或审计人员不会承诺任何具体的事情,但他们应该给你一个关于是否存在违规行为以及接下来会发生什么的一般想法。
经过审计或检查后
如果检查员指称有违规行为,您可能有权进行上诉程序。 该步骤的处理方式取决于具体的代理机构。 作为后续行动,任何机构都应向您提供违规记录,无论这些记录是否可纠正以及如何处罚以及罚款和处罚。
此时,您可能需要联系您的律师讨论回复。
如果检查没有发现违规行为,请与您的员工讨论哪些工作进展顺利,您听到或看到了什么,以及您可以学习如何在下一次做得更好。
几乎每个企业都会有下一次。