您在电话上迎接客户的方式对您的业务非常重要
今天先进的电话系统可以使拥有大量电话的企业变得更容易，但对于只想与某人交谈的呼叫者来说，这些相同的系统往往令人沮丧。
当客户最终确实接触到您的员工时，接听电话的人员极其礼貌地对待来电者至关重要。 简而言之：以一种您希望在商业电话中接受处理的方式来对待您的呼叫者。
以下是进行专业电话互动时要遵循的一些要点，这些互动可以帮助您和您的员工在公司中创建商业电话文化。
01 - 转移呼叫
02 - 呼叫保持
当一个呼叫者被搁置时，无论您的公司持有音乐多么愉快，一分钟似乎永远都是。 尝试在通话中等待暂停，然后告诉主叫方您将其暂停 - 即尽可能避免打扰主叫方。 确保他们明白你为什么要搁置他们，并且确信他们需要多长时间。 对造成的不便深表歉意，如果他们无法保留，最好给您回电，而不是要求他们回电。 并尝试对你的来电者表示同情; 没有人喜欢被搁置，所以要尽可能礼貌。
03 - 结束通话
在呼叫者准备好之前，您可能需要结束电话的几个原因。 如果主叫方滥用或使用粗鲁或威胁的语言，则无需容忍此类行为。 告诉他们由于他们的冒犯性语言而结束呼叫，但不要进行侮辱或来回。 请务必将此类电话报告给您的主管。
如果你需要结束一个呼叫，因为呼叫者很啰嗦（更常见的情况是这样），请等待一段时间，并尝试礼貌地结束事情。 你可以这样说：“和你说话很开心，但我现在必须再打一次电话。” 在让人离开之前询问主叫方是否有任何其他问题，但要清楚您是否正在终止呼叫。
04 - 创建个人语音邮件问候语
语音信箱问候语是您是谁以及贵公司的价值的声明。 短暂而突然的语音信箱问候不会产生良好的第一印象，并且长时间的问候语会打扰来电者。 尝试有效地说明问题：说明你是谁，公司名称，以及为什么你无法接听电话（离开办公室，在另一个电话上，离开一段时间）。 你不需要提供太多的细节 - 只需要让来电者知道他或她已经听到了，并且你会回电话。
05 - 为自动话务员编写脚本
您的客户和业务伙伴在打电话给贵公司时会听到的第一件事就是您的电话系统的自动服务人员。 假设您的呼叫者不熟悉公司并需要指导，请提供编号选项。 请确保来电者知道，如果他们对特定人员有直接延伸，他们可以随时直接联系该人。
对于所有其他呼叫者，尝试使用每个分机最熟悉的号码（例如，“按零接待员”）。 在给出号码之前描述该部门 - 例如，“对于客户支持，请按5”。
06 - 为停工或业务关闭编写自动话务员脚本
如果您的企业在一段时间后或周末关闭，并且没有人可以接听或协助您的呼叫者，请创建一个非工作时间自动接听问候语。 告诉你的主叫方，商家已关闭，最后请他们回电。 请记住包括您的正常工作时间。
07 - 留下专业电话留言
语音邮件已成为每个企业级电话系统的标准组成部分，并且知道如何留下专业的语音邮件电话消息 - 除了如何回答之外 - 反映了贵公司的积极态度。 所有使用电话作为工作一部分的员工都应该知道如何留下专业的电话信息 。