起草基本细节
就像任何商业项目一样，第一步是组织你拥有的所有信息并确定最紧急的事项。
在开始选择场地或雇用扬声器之前 ，您需要知道事件的基本参数。 在第三方讨论细节和成本几乎是不可能的，直到你有更多的细节被解决。 以下是您在联系外部供应商之前应定义的关键细节。
日期
一切都围绕着你的特别活动的日期。 理想情况下，您想记住三个潜在的日期，以便您可以比较整个董事会的可用性和价格。 尝试包括一周中的不同日子以获得最大的灵活性。
大体时间
即使是一小时的差异也会影响您的计划，因此您需要详细了解您的预计时间范围。 例如，从上午10点开始而不是上午8点意味着您可能不需要分配早餐预算。
出席号码
这是一个细节，通常对于有成效的谈判估计过于广泛。 获得您的出席预测的现实。 提前讨论您将邀请谁并将您的预测放在电子表格中。 出勤率和预算直接相关，所以不要随意猜测你认为会出席的人数。
分组会议
如果您正在举办晚宴，您可能只需要一个宴会厅，但全面会议可能需要额外的分组会议室和展览空间。 再次说明，在定义需要多少空间之前，您将无法衡量成本。 对于会议，最好的办法是在第一次会议中计划一个模拟行程。 分享想法并将它们拼凑在纸上将有助于引导您完成下一个计划决策。
预算与成本
在了解场地和餐饮费用之前，预算工作可能听起来不切实际，但以这种方式工作为您衡量所有供应商提议提供了一个基准。 从您的收入来源开始。 您应该为参加费用收取多少费用？ 你会请求赞助商来帮助抵消成本吗？ 参展商将付费参加哪些活动？ 收入将最终决定您的预算，因此首先保护它们才有意义。
营销
确定您的收入来源后，下一步是概述您的营销计划 。 联系您的收入发生者的最佳方式是什么？ 也许你有一个潜在的与会者名单作为雇主或会员协会。 这显然会有所帮助，但赞助商和参展商呢？
如果您计划吸引超过20家参展商，那么您必须能够接触到他们。 有针对性的营销活动需要花费金钱，这会削减您的收入。
交通和住宿
举办本地会议通常会消除对运输的任何顾虑。 但是，您仍然需要为演讲嘉宾，参展商和特邀嘉宾提供住宿服务。 如果您预订了足够的房间晚上，一些酒店可以为会议空间提供折扣。 利用这一点的唯一方法是提前了解您的住宿需求。 回顾一下您的出勤数据，并预测您所在地区以外的访客数量。
现在，所有这些可能听起来像是大量的信息来收集信息，而事实如此。 但请记住，这些是影响计划过程中所有其他内容的细节。
你最初可能会被更多“迷人”的任务吸引，比如实地考察和菜单计划。 请记住，他们的时间将会到来。 不过，现在要关注事实，以便以后可以做出最好的决定。