语音信箱问候商业礼仪
当自动话务员将呼叫转接到该分机时，下一个可用分机将接收该呼叫。 如果所有会计部门的分机都忙或不可用，则该呼叫将被转移至部门的语音信箱。
语音邮件问候选项
根据您公司的电话系统的不同，您可以选择不同的语音邮件问候语。 这些包括：
- 一般语音信箱问候语
如果没有设置其他问候语类型，则一般语音信箱问候语将用作默认语音信箱问候语。 - 内部语音邮件问候语
它用于迎接从您公司内部（即从另一个分机）致电您部门的人员。 一般来说，这只适用于非常大的公司。 - 外部语音信箱问候
这个问候语将会在你公司外面打电话的人播放。 您的电话系统的自动服务人员可能会播放所有外部呼叫者都会听到的一般公司问候语。 如果您的公司名称在该问候语中提及，则无需在部门问候中再次说出。
- 临时或“外出”语音邮件问候
当整个部门在特定时间段内不可用时设置临时或不在办公室的语音信箱问候语。 例如，该部门只在上午8点到下午5点之间工作，或者有一个强制性的部门会议，可以让所有的人免于接听电话。 大多数语音邮件系统将允许您设置到期日期和时间，因此您的部门恢复正常操作时不必记得关闭它。
- 在电话（繁忙）语音信箱问候
此问候语用于通知呼叫者该部门可用，但由于部门联系人中的所有分机都忙于与其他呼叫者，所以没有人可以立即接听他们的呼叫。
良好的部门语音信箱问候的元素
- 部门名称
- 声明你现在不能接电话
- 邀请留言
- 当他们可以期待回电时
- 其他可用选项（例如“按井号键返回...”）
- 网站地址是否可以提供有意义的信息
- 不超过20 - 25秒（经验法则）
- 不要以“您的电话对我们非常重要......”问候开始。 这个短语被过度使用，通常是对呼叫者的“关闭”。
- 避免提供太多的信息，并做出过长的问候。
样品良好的部门语音邮件问候
- 你已经到了会计部。 我们所有的代表都忙于为其他呼叫者服务。 我们希望在两个工作小时内回复您的电话，而不是浪费宝贵的时间。 如果您想返回到上一个菜单，请立即按星号。 否则，请留下您的姓名和电话号码。 记录完信息后，您可以按井号键以获取更多选项。 感谢您打电话。
- 您已到达Operations Tech，Inc.的销售部门。我们的所有销售代表都忙于为其他客户服务，但我们希望尽快回复您的电话。 有关当前定价信息或检查订单状态，请访问我们的网站。 否则，请在提示音后留下您的姓名和电话号码。 如果您想返回到上一个菜单，请立即按星号键。
- 您已到达Operations Tech，Inc.的会计部。该部门目前已关闭。 我们的正常营业时间为星期一至星期五上午8:00至下午5:00。 我们周六和周日休息。 您可以随时按下星号键返回到上一级菜单。 否则，请留下您的姓名和电话号码，我们会在办公室重新开放时回复您的电话。 您留言后可能会挂断电话，或者按井号键以获取其他选项。 感谢您打电话。
糟糕的语音邮件问候
- 您已到达销售部门。 给我们留言。
- 你好。 您已到达XYZ.com的会计部门。 所有会计师正在参加强制性部门会议，没有人可以接听您的电话。 您的电话对我们非常重要，我们希望在我们回来后立即回复您的电话。 然而，这是年底，我们的通话积压时间很长。 如果您打电话要求在逾期帐户上进行付款，请务必在您的消息中告诉我们，以便我们立即给您回电。 否则，请等待提示音并留下详细的保密信息。
- 该部门已关闭。 音调之后请留言。