采购订单通常是预印的，由零售商的财务管理系统生成的编号文件。 换句话说，如果您使用QuickBooks等会计软件，当您从供应商处订购产品时，它会在系统中为您创建采购订单。 采购订单的目的是在会计或POS系统中创建可跟踪的文档，以各种有益的方式运行您的业务。
它如何与库存系统一起工作
- 采购订单告诉你的库存系统你有什么订单。 如果您使用的是开放式购买系统 ，它不知道要订购更多的产品，因为它们已经订购了。
- 它可以与供应商建立采购细节。 例如，它明显包含您要订购的每种产品的数量，但它还详细说明了付款方式，您将为产品支付的条款（包括约会 ）以及您希望产品发送给您的方式商店。
许多供应商拥有一套用于计费和运费的设置或默认系统。 因此，在没有任何指示的情况下，例如，在向您发货时，它们将默认为UPS地面。 但是你可能需要更快的速度，并且采购订单可以进行沟通。
- 采购订单是各方的问责文件。 订购时很容易犯错误。 但是当一切都以书面形式存在时，很难辩论。 我可以记得很多次，当我从供应商收到不正确的帐单和开具发票时，却有我的采购订单来支持并修复它。
其中一个例子是，我收到了300箱鞋奶油的发票，当时我订购了300件。 在一个箱子里有100件，所以你可以想象发票的价格要比原来高出多少。
- 当商品从供应商到达时，您可以根据采购订单检查并确保货物正确。 第五，它允许你所有的员工都参与其中。 例如，一名员工可以订购，另一名可以收到。
我记得26年前我的第一家零售店，当时我们没有采购订单系统。 既然我是谁的命令，我也必须检查一切，以确保它是正确的。 无法有效利用我的时间作为店主。
采购订单的其他好处之一是您的信誉。 银行会经常看你的采购订单，以确定你是否有偿付能力。 坚实的采购订单流程可以帮助您获得批准。 穷人会导致你没有得到贷款。 它也可以用于与供应商的信用。 例如，一些供应商可能会要求您在订购时支付现金。 经过一段时间与你做生意之后，他们可能会允许你提交一个PO或一张信用卡。 这对于管理现金流量非常重要 。
采购订单是零售业中的常见做法。 您可能会安装到您商店的任何POS或会计软件都会为您提供PO组件。