采购模块如何在SAP中工作？
任何规模的企业都可以利用其供应链功能购买物品，以制造成品或提供服务。 在采购部门可以在SAP中购买物料之前，必须配置该部门的独特基础结构。
要设计最符合业务需求的结构，您需要了解SAP组织结构以及采购部门需要做出的决策。
SAP采购组织结构
每个采购部门都是独一无二的，但SAP内定义的组织结构将允许公司采用最佳实践，以最大限度地发挥系统的优势。
- 采购组织 - 这是采购基础设施的最高级别。 采购组织被定义为与企业的全部或特定部分相关联的一组采购活动。
如果一家公司拥有大量地理位置独立的地区，那么每个地区都可能拥有自己的采购组织。 但是，拥有一个或两个地点的小企业只能使用一个采购组织。
- 采购组 - 采购组可定义为处理通过采购组织购买的特定产品或某组产品的人员或一组人员。
在较大的组织中，采购部门通常有一些采购专业人员与某些供应商或某些类型的供应商合作。
采购文件
SAP 采购部门使用了许多采购文档。
- 采购申请 - 如果通过生产计划流程需要产品，则可以生成采购申请。 可以使用采购申请手动请求不属于计划流程的产品和服务。
申请可以由授权用户创建，他们可以从基于网络的目录申请项目，或者直接向SAP系统申请申请。 如果为以前未购买的物料提出申请，则可以创建报价请求并将其发送给现有或新的供应商。
- 要求报价 - 如果产品不能从合同供应商处购买，或者价格和质量不可接受，采购部门可以向新的或现有的供应商发送报价请求（RFQ）。
供应商可以查看询价并发回其最佳价格和条件。
- 报价 - 当供应商发回报价时，可以将其输入SAP，然后采购部门可以进行审核和比较。
可能会与供应商进行一些谈判以获得最佳报价，其中采购部门将尝试获得更优惠的交货时间，折扣或运费。
- 采购订单 - 这是由采购部门向供应商发布的商业文件，用于识别供应商和采购部门已达成一致的所需产品或服务，数量以及协商价格。
可以设置系统，以便供应商必须确认他们已收到采购订单。
此外，可能要求供应商发送高级送货通知，以便有可能知道何时交付物品。
- 合同 - 可以创建一个供应商同意在一段时间内发送一定数量的物品的联系人，而不是与供应商的单一采购订单。
此外，合同可以是价值合同而不是数量; 该联系人是在一定时期内购买的总货物数量。
- 计划协议 - 与供应商达成的这一协议意味着将会有合同在一段时间内按计划的时间间隔提供这些项目。
SAP的采购功能的设计使其用户可以帮助他们的组织为客户提供客户需要的订单，而这些客户需要这些订单 - 并通过尽可能少地花费在库存上来实现这一目标。
此SAP采购文章已由物流和供应链专家Gary Marion更新。