适当的商务电话礼仪可以对你的客户和顾客产生积极的印象。 传送电话不仅仅知道按下电话系统上的按钮。 您和您的员工每天使用的商务电话礼仪是贵公司的直接反映。 您可以提出专业印象或缺乏专业印象。 无论您的员工是首席财务官还是负责接听电话的临时工，都要确保您公司的每个人都在如何专业地转接电话。
01 - 解释为什么你需要转移呼叫
人们可以原谅很多事情，但工作场所的粗鲁不属于他们之一。 有礼貌地向主叫方解释为什么你需要转移呼叫。 可能是呼叫者到达了错误的部门或错误的部门。 转移呼叫的另一个原因可能是只有其他部门可以回答问题，或者您没有足够的权限来决定呼叫方正在寻找的问题。 无论如何，请确保来电者确切知道电话需要转移的原因，以免他们认为您只是在推卸责任。 02 - 首先提供您的信息
为了万一您断开连接，请始终给您的姓名和分机号码。 这让他们知道你个人关心他们的处境。 您还希望防止呼叫者断开连接并且必须从头开始重新开始，向另一位公司代表解释情况。 您还应该告诉来电者您要将其转接至的人员或部门的姓名，并给出该分机号码。 不管你在做什么生意，每个人都在做好客户服务。 03 - 询问启动转移的权限
一旦与主叫方建立了融洽关系后， 请主叫方许可发起转移。 这个请求还给了主叫方一个机会来问任何其他问题或向你表达任何其他问题。 它还使呼叫者有机会说他们会在有更多时间时回电。 有时会发生呼叫者不希望被转移的情况。 如果是这样，找出原因。 接下来，解释转移将确保他们尽快获得援助。 此外，请解释您将向下一位代表传达迄今为止所有有关他们的电话的信息，并且他们不必再次解释他们的情况
04 - 等待答复
听到另一个电话响起后，请不要盲目转接电话。 等待其他人回答并解释为什么呼叫正在转移。 这一步让下一名员工有机会为呼叫做好准备，并防止呼叫者重新解释他们的状况或问题。 05 - 做一个介绍
返回给调用者并宣布您将其转移到的名称和/或部门。 感谢来电者的耐心，并询问在挂断电话前是否可以为他们做其他事情。 如果您可以使用呼叫者转移到的人的姓氏或名字，这会有所帮助。 这增强了您建立的个人联系，并进一步营造了呼叫方得到良好照顾的感觉。 06 - 完成转移
将呼叫者与其他人或部门连接，完成转接。 请记住通过挂断电话或断开耳机来结束连接。 由于电话系统可能很复杂，特别是在大公司中，您希望确保自己完全脱离了通话。 如果你不熟悉这项工作，那么在实际转移电话之前，先与同事尝试几次即可。 一旦与主叫方打交道，结束通话有几个原因。 然而，无论你有什么理由，无论多么合理，你都必须以专业的方式解脱。 结束通话的最常见原因是您遇到了一个长时间喋喋不休的谈话者 - 一个会消耗太多时间并阻止您开展业务的人。 另一个不太常见的原因是主叫方正在使用辱骂，威胁或低俗的语言。 不幸的是，有愤怒管理问题的人认为他们可以对陌生人发泄敌意，特别是服务行业或服务岗位的人。 请咨询贵公司的政策和程序以了解如何处理此类情况，以避免任何法律后果。 并且请记住，在寻求建议的时候保持主叫方不变，而不是说稍后可能会后悔的事情。
电话礼仪的重要性
电话通常是您的客户或客户与您业务的首次联系。 你希望这种体验成为最好的体验。 主要是，你不希望顾客挂断电话并打电话给你的竞争对手，所以值得投入时间以适当的电话礼仪来训练你的员工。